E-Rechnung

Die vier Übermittlungswege: Die E-Rechnung an den Empfänger übermitteln2 min Lesezeit

Als Rechnungssteller müssen Sie nicht nur darauf achten, dass die E-Rechnung alle erforderlichen Inhalte aufweist, sondern auch auf einem zulässigen Weg den Empfänger erreicht. Für die Übermittlung der elektronischen Rechnung kommen vier verschiedene Einbringungsarten über das Verwaltungsportal des Bundes in Betracht.

19. November 2019 2 min Lesezeit

Die vier Übermittlungswege: Die E-Rechnung an den Empfänger übermitteln2 min Lesezeit

1. Für das Verwaltungsportal des Bundes registrieren

Bevor Sie eine elektronische Rechnung an eine Bundesbehörde oder einen öffentlichen Auftraggeber senden, treffen Sie einige Vorbereitungen. Der Gesetzgeber hat beispielsweise in § 4 Absatz 3 E-RechV festgelegt, dass Sie als Rechnungssteller ein Verwaltungsportal des Bundes nutzen müssen, das als zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) dient. Diese Verpflichtung trifft auch jeden Rechnungssender, der die Übermittlung für einen Rechnungssteller übernimmt.

Tipp: Wenn Sie einen Auftrag für einen öffentlichen Auftraggeber des Bundes ausführen, sollten Sie rechtzeitig ein Nutzerkonto für das Verwaltungsportal einrichten. Dies dient der einmaligen Registrierung.

Das Prinzip des Nutzerkontos im Verwaltungsbereich funktioniert ähnlich wie jenes für Nutzerkonten bei Onlineshops:

  • Sie registrieren sich mit Name, Adresse und einigen weiteren vorgeschriebenen Daten, um später auf alle Leistungen zurückgreifen zu können. Diese Informationen werden gespeichert.
  • Dieses Nutzerkonto verschafft Ihnen einen sicheren und geschützten Zugang zum Verwaltungsportal des Bundes und den dazugehörigen digitalen Leistungen.
  • In Zukunft können Sie auf diesem Weg das digitale Leistungsangebot des gesamten Portalverbundes, das heißt auch jenes der Länder und Kommunen nutzen.
  • Außerdem greifen Sie über das Verwaltungsportal des Bundes auf ein eigenes Postfach zu. Hier können Sie die elektronischen Nachrichten und Statusmeldungen abrufen, die Ihnen die Behörden hinterlassen haben.

2. Die elektronische Rechnung richtig einreichen

Nach der Registrierung können Sie für die Übermittlung Ihrer E-Rechnung eine dieser vier Übermittlungswege wählen, die Ihnen das Verwaltungsportal über eine spezielle Fachanwendung bereitstellt. Demnach können Sie

  • die elektronische Rechnung mittels Online-Formular einreichen.
  • die E-Rechnung durch Hochladen von Dateien (Files) im Upload-Bereich übermitteln.
  • die elektronische Rechnung über einen Webservice einbringen, der die E-Rechnung automatisch weiterleitet.
  • die E-Rechnung via DE-Mail oder E-Mail übermitteln.

Tipp: Diese elektronische Übermittlung setzt voraus, dass Sie über einen funktionierenden Internetanschluss verfügen und Ihr Computer die nötige technische Ausstattung besitzt. Für Kleinunternehmer eignet sich vor allem die erste Variante, weil sie die Rechnungsdaten direkt in das Online-Formular eingeben können.

3. Automationsunterstützte Nachricht erhalten

Mit der Einbringung der elektronischen Rechnung über einen dieser Übermittlungswege haben Sie Ihren Teil der Verpflichtung erfüllt. Ab diesem Zeitpunkt kümmern sich das Rechnungseingangssystem des Bundes und ein Sachbearbeiter um die übermittelte E-Rechnung. Sie erhalten als Bestätigung für die formale Richtigkeit Ihrer elektronischen Rechnung eine automationsunterstützte Nachricht. Anschließend bearbeitet ein zuständiger Mitarbeiter der Bundesstelle die eingegangene E-Rechnung auf Basis der haushaltsrechtlichen Vorgaben, bevor die Auszahlung erfolgt.

Tipp: Der Rechnungsempfänger ist dazu verpflichtet, die mit der E-Rechnung übermittelten personenbezogene Daten zu schützen. Es liegt daher im Verantwortungsbereich der jeweiligen Bundesstelle, alle notwendigen technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen zu schaffen, um die Vorgaben des Datenschutzrechts zu erfüllen (§ 7 Absatz 2 E-RechV). Demnach muss der Rechnungsempfänger dafür sorgen, dass Ihre personenbezogenen Daten vor Missbrauch und Verarbeitungsfehlern geschützt sind.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.