E-Rechnung

Die Vorteile elektronischer Rechnungen und die Ziele der E-Rechnungsverordnung3 min Lesezeit

Kosten reduzieren, Zeit sparen, die Transparenz erhöhen und die Umwelt schonen – es gibt einige Gründe, die für das Modell der elektronischen Rechnung sprechen. In Zukunft sollen E-Rechnungen nicht nur bei der Abwicklung öffentlicher Aufträge Pflicht werden, sondern auch in der Privatwirtschaft an Bedeutung gewinnen. Die Nutzung von elektronischen Rechnungen bringt für den Rechnungssteller und den Rechnungsempfänger Vorteile in diesen drei Bereichen:

19. November 2019 2 min Lesezeit

Die Vorteile elektronischer Rechnungen und die Ziele der E-Rechnungsverordnung3 min Lesezeit

  • geringere Kosten für Material und Personal
  • Zeitersparnis bei der Bearbeitung (Effizienz)
  • höhere Sicherheit und Transparenz

Durch die Eingliederung der Arbeitsschritte in elektronische Systeme sind die Prozesse transparenter und einfacher zu kontrollieren. Außerdem fällt es leichter, die Rechnungslegung in das Rechnungswesen einzugliedern. Durch den Wegfall von Papierverbrauch und Versand tragen elektronische Rechnungen außerdem zum Umweltschutz bei.

Positive Aspekte der E-Rechnung für den Rechnungssteller

Wenn Ihr Unternehmen E-Rechnungen statt Papierrechnungen ausstellt, erzielen Sie in diesen vier Punkten Vorteile:

  • Materialkosten: Elektronische Rechnungen kommen ohne Papier-, Druck- und Portokosten aus. Außerdem entfallen die Ausgaben für die Aufbewahrung von Papierrechnungen.
    Tipp: Laut Schätzungen ist der elektronische Austausch von Rechnungen zehnmal billiger als das Papiermodell.
  • Schnelligkeit: Durch den Wegfall des Postversands lassen sich E-Rechnungen schneller übermitteln. Elektronische Rechnungen treffen damit früher beim Rechnungsempfänger ein.
  • Zahlungseingang: Die schnelle Übermittlung von E-Rechnungen wirkt sich positiv auf den Zahlungseingang aus. Sie erhalten Ihr Geld früher als bei der Papiervariante und verbessern damit die Liquidität Ihres Unternehmens.
    Tipp: Der elektronische Rechnungsversand beschleunigt nicht nur die Rechnungsübermittlung, sondern auch die Bearbeitung beim Rechnungsempfänger. Die Zeit vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlung verkürzt sich bei der elektronischen Variante um zwei Tage. Dies belegt eine Studie der Helsinki-Aalto University School of Business.
  • Bearbeitung: Bei der elektronischen Rechnungsstellung entfallen einige manuelle Arbeiten, die Zeit kosten und teilweise anfällig für Fehler sind. Die Eingliederung in automatisierte Arbeitsprozesse erleichtert das Erstellen neuer Rechnungen und das Auffinden bereits abgelegter Rechnungen.
    Tipp: Durch das digitale Archivieren von E-Rechnungen ergibt sich ein weiteres Einsparpotenzial.

Die Vorteile der E-Rechnung für den Rechnungsempfänger

Der Rechnungsempfänger zieht aus der E-Rechnung diese Vorteile:

  • Ersparnis: Es entfallen die Kosten für die Rechnungskopien und die Archivierung. Weitere Ersparnisse ergeben sich daraus, dass die Rechnungen elektronisch erfasst und automatisch mit dem Bestellwesen abgeglichen werden.
  • Bearbeitung: Elektronische Rechnungen lassen sich einfacher bearbeiten und sind jederzeit im System auffindbar. Zudem entfällt die Gefahr für Fehler bei der Erfassung.
  • Skonti: Dank der schnellen Bearbeitung von E-Rechnungen finden die Freigabe und die Zahlung früher statt. Damit können Rechnungsempfänger Skonti ausnutzen und sich allfällige Mahngebühren ersparen.

Die Ziele der E-Rechnungsverordnung

Den Hintergrund für die deutsche E-Rech-VO bildet eine Initiative der Europäischen Union, um gemeinsame europäische Rahmenbedingungen für die Verwendung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Bereich zu schaffen. Demnach soll eine vollständige elektronische Abwicklung von der Bestellung über die Ausstellung der Rechnung bis zur Zahlung möglich sein. Wissenschaftliche Studien bescheinigen dem Modell der E-Rechnung große Einsparungen von bis zu 80 Prozent.

Die E-Rechnungsverordnung zielt darauf ab,

  • die Vorteile der Digitalisierung im Rechnungsaustausch zu nutzen
  • öffentliche Aufträge kostengünstiger und schneller abzuwickeln
  • Systeme für die elektronische Rechnungsstellung zu schaffen, die nutzerfreundlich und leicht zu bedienen sind

In Zukunft soll die E-Rechnung das führende Modell der Rechnungsstellung im europäischen Wirtschaftsverkehr werden. Der deutsche Gesetzgeber hat sich bewusst dazu entschieden, die elektronische Rechnung für den Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber verpflichtend einzuführen. Damit soll sich die Nutzung von E-Rechnungen insgesamt erhöhen. Dies betrifft auch Aufträge in der Privatwirtschaft, allen voran im B2B-Bereich.

Tipp: Wenn Ihr Unternehmen E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erstellt, könnten Sie dieses elektronische Rechnungsmodell außerdem für Kundenaufträge mit Privatunternehmen heranziehen, um Kosten zu sparen und effizienter zu arbeiten. Verständigen Sie sich mit Ihren B2B-Kunden auf einen elektronischen Rechnungsaustausch, lässt sich dieser Prozess über ein ERP-System automatisch abwickeln.

So gesehen ist die E-Rechnungsverordnung eine Chance für die gesamte deutsche Wirtschaft, die Digitalisierung in der Rechnungsstellung weiter voranzutreiben. Die Vorteile elektronischer Rechnungen können auch kleine und mittelständische Betriebe ausnutzen.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.