E-Rechnung

Digitale Briefkästen: E-Rechnungen übermitteln2 min Lesezeit

Dass E-Rechnungen nicht den herkömmlichen Postweg zurücklegen und im klassischen Briefkasten des Empfängers landen, liegt auf der Hand. Elektronische Rechnungen werden an ein digitales Postfach übermittelt, damit sie der Rechnungsempfänger empfangen und bearbeiten kann.

19. November 2019 2 min Lesezeit

Digitale Briefkästen: E-Rechnungen übermitteln2 min Lesezeit

Digitale Briefkästen für elektronische Rechnungen an Bundesstellen

Zwischen dem Rechnungssteller (oder Rechnungssender) und dem Rechnungsempfänger bedarf es einer besonderen Plattform, die die E-Rechnungen entgegennimmt und in das System des Empfängers importiert. Der Weg einer elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes sieht wie folgt aus:

  • Rechnungssteller oder Rechnungssender: Wenn Sie als Kleinunternehmen, mittelständischer Betrieb oder Großlieferant öffentliche Auftraggeber versorgen, übermitteln Sie Ihre E-Rechnungen im Standard XRechnung an die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE).
  • Digitale Verwaltungsplattform als Importschnittstelle: Die ZRE dient als Importschnittstelle der öffentlichen Verwaltung. Es handelt sich um eine Serviceplattform des Bundes. Dieses zentrale Bundesportal soll zukünftig mit den Verwaltungsportalen der Bundesländer verbunden sein und Ihnen damit einen gesammelten Zugriff zu allen Online-Serviceleistungen der Verwaltung offerieren.
  • Bundesstellen als Rechnungsempfänger: Nach dem Rechnungseingang im digitalen Postfach startet die automatische Weiterverarbeitung beim Rechnungsempfänger (öffentlicher Auftraggeber des Bundes), bevor die E-Rechnung in einem digitalen Archiv gespeichert und zur Zahlung freigegeben wird.

Die Übermittlung einer E-Rechnung in das digitale Postfach

Im Gegensatz zur Papierrechnung wählen Sie für den Versand von E-Rechnungen nicht den klassischen Briefweg, sondern elektronische Übertragungswege. Sie versenden Ihre elektronische Rechnung im Standard XRechnung via De-Mail, E-Mail oder Webservice an den digitalen Briefkasten des Verwaltungsportals des Bundes (ZRE). Wenn Sie die Rechnungsdaten manuell eingeben, gelangt die E-Rechnung mittels Webanwendung in diesen elektronischen Rechnungseingang.

Tipp: Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung über diese Übertragungswege setzt voraus, dass sich der Rechnungssteller oder Rechnungssender vorab einmalig auf dem Verwaltungsportal registriert und ein Nutzerkonto eingerichtet hat.

Digitale Briefkästen für E-Rechnungen und E-Vergabeplattformen

Die digitalen Briefkästen für elektronische Rechnungen existieren momentan noch weitgehend unabhängig von den E-Vergabeplattformen. Als Lieferant öffentlicher Auftraggeber, der in naher Zukunft E-Rechnungen erstellen wird, sind Sie vielleicht schon jetzt registrierter Nutzer der e-Vergabeplattform des Bundes und anderer Vergabemarktplätze. Über diese Online-Vergabeportale schreibt die öffentliche Hand neue Aufträge aus, für die sich interessierte Anbieter melden können. Ob und in welcher Form der Bund in späterer Folge das Zusammenspiel zwischen der E-Vergabe und der E-Rechnung für öffentliche Aufträge nutzen wird, bleibt noch abzuwarten.

In naher Zukunft werden Sie die E-Vergabeplattform und den digitalen Briefkasten für E-Rechnungen vorerst als getrennte Systeme verwenden.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.