E-Rechnung

E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmen: Rechnungssender als Ausweg3 min Lesezeit

Kleinunternehmen und mittelständische Betriebe arbeiten oftmals nur selten für die öffentliche Hand. Dennoch müssen sie die Vorgaben für die verpflichtende Erstellung von E-Rechnungen einhalten, wenn Sie Aufträge für Bundesstellen abwickeln. In diesem Fall kann sich ein sogenannter Rechnungssender als gute Hilfestellung erweisen.

19. November 2019 2 min Lesezeit

E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmen: Rechnungssender als Ausweg3 min Lesezeit

Rechnungen an Bundesstellen verpflichtend in elektronischer Form

Die E-Rechnungsverordnung schreibt in § 3 Absatz 1 Satz 1 ausdrücklich fest, dass Rechnungen an Rechnungsempfänger, das sind die gesetzlich festgelegten Bundesstellen, in elektronischer Art und Weise auszustellen und zu übermitteln sind. Demnach muss jeder Rechnungssteller, der eine Leistung für einen dieser öffentlichen Auftraggeber erbringt, eine E-Rechnung aufsetzen und versenden.

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen beispielsweise einen Auftrag für ein Bundesministerium ausführen, müssen Sie Ihre Leistung in Form einer E-Rechnung verrechnen und im gesetzlich festgelegten E-Rechnungsformat an diese Bundesstelle übermitteln. Dies ergibt sich aus dem Wortlaut von § 3 Absatz 1 Satz 1 E-RechV.

Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung für Unternehmen jeder Größe

Der Gesetzgeber spricht vom Rechnungssteller und meint damit Unternehmen, die eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber erstellen und versenden. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich beim Rechnungssteller um einen Großkonzern, ein mittelständisches Unternehmen oder einen Kleinbetrieb handelt. Es sind keine Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht in Hinblick auf die Größe des Unternehmens vorgesehen.

Ausweg für KMU: Rechnungssender beauftragen

Diese Verpflichtung stellt insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen, die nur selten öffentliche Aufträge abwickeln, vor große Herausforderungen. Sie verfügen in der Regel nicht über die technischen Voraussetzungen, um elektronische Rechnungen direkt an den Rechnungsempfänger zu übermitteln. Für solche Fälle gibt es einen Ausweg, der insbesondere kleinen und mittelständischen Betrieben hilft, den elektronischen Rechnungsaustausch abzuwickeln.

Gemäß § 3 Absatz 1 Satz 2 E-Rechnungsverordnung können Unternehmen, die eine elektronische Rechnung an einen Rechnungsempfänger erstellen und übermitteln müssen, die Dienste eines sogenannten Rechnungssenders in Anspruch nehmen.

Tipp: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einmalig oder nur sehr selten Aufträge für öffentliche Auftraggeber des Bundes ausführen, können Sie einen externen Dienstleister als Rechnungssender einsetzen. In diesem Fall müssen Sie die Ausstellung und Übermittlung der elektronischen Rechnung nicht selbst durchführen.

Rechnungssender als Dienstleister für die Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen

Bei einem Rechnungssender handelt es sich laut § 2 Absatz 5 E-RechV um ein Unternehmen, das vom Rechnungssteller damit beauftragt wurde, eine E-Rechnung zu erstellen und zu übermitteln. Wenn Sie die Dienste eines solchen Rechnungssenders in Anspruch nehmen, überlassen Sie die Ausstellung und Übermittlung der elektronischen Rechnung einem externen Dienstleister. Damit erfolgt der Rechnungsaustausch zwischen Ihnen als Rechnungssteller und dem öffentlichen Auftraggeber als Rechnungsempfänger über ein drittes Unternehmen.

Es gibt professionelle E-Invoicing-Dienstleister, die sich darauf spezialisiert haben, elektronische Rechnungen für andere Unternehmen auszustellen und an öffentliche Auftraggeber zu versenden. Viele Zulieferbetriebe nehmen die Dienste solcher Rechnungssender bereits in Anspruch, um einen reibungslosen Rechnungsaustausch von E-Rechnungen sicherzustellen. Diese E-Rechnungs-Dienstleister können für kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch für Großbetriebe, die nur selten Aufträge für öffentliche Auftraggeber abwickeln, Unterstützung bieten.

Das sollten kleine Unternehmen beachten!

Als Unternehmen, das Leistungen für Bundesstellen erbringt, müssen Sie bei der Abwicklung solcher öffentlichen Aufträge elektronische Rechnungen nutzen. Von dieser Verpflichtung zur Erstellung von E-Rechnungen sind Sie auch dann nicht befreit, wenn Sie ein Kleinunternehmen betreiben. Allerdings können Sie für diese Aufgabe einen Rechnungssender engagieren, der in Ihrem Auftrag die E-Rechnung ausstellt und an die Bundesstelle übermittelt. Damit erfüllen Sie die Vorgaben der E-Rechnungsverordnung, ohne den Rechnungsaustausch selbst vornehmen zu müssen.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.