E-Rechnung

Gesetzliche Anforderungen an E-Rechnungen im B2B- oder B2C-Geschäft3 min Lesezeit

Die neue E-Rechnungsverordnung gilt lediglich für Geschäfte, an denen die öffentliche Hand in Form einer Bundesstelle beteiligt ist. Dies betrifft sogenannte B2G-Aufträge (Business-to-Government) zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern des Bundes. Wenn Sie in Ihrem Onlineshop oder als Handwerksbetrieb eine elektronische Rechnung per E-Mail an einen Verbraucher oder an ein anderes Unternehmen versenden, müssen Sie die Vorschriften der E-Rech-VO nicht einhalten.

19. November 2019 2 min Lesezeit

Gesetzliche Anforderungen an E-Rechnungen im B2B- oder B2C-Geschäft3 min Lesezeit

Vereinfachte Voraussetzungen für elektronische Rechnungen

Seit dem Jahr 2011 ist es für Selbstständige und Kleinbetriebe leichter, E-Rechnungen zu erstellen, weil technische Hürden wie die qualifizierte elektronische Signatur und das EDI-Verfahren weggefallen sind. Wenn Sie eine elektronische Rechnung an einen Verbraucher oder ein Unternehmen erstellen, können Sie dafür diese Formate wählen:

  • E-Rechnung im Anhang einer E-Mail als PDF-Datei übermitteln
  • E-Rechnung als DE-Mail versenden
  • E-Rechnungsdokument als Download auf Ihrer Website bereitstellen
  • E-Rechnung per Computer-Fax übertragen
  • strukturierte E-Rechnungsdaten per EDI elektronisch austauschen

Die elektronische Rechnung genießt den gleichen Status wie eine Papierrechnung.

Rechtliche Anforderungen an „normale“ E-Rechnungen

„Herkömmliche“ E-Rechnungen müssen einige gesetzliche Anforderungen erfüllen, damit sie das Finanzamt akzeptiert und der Vorsteuerabzug möglich ist:

  1. Einhaltung aller Pflichtangaben (§ 14 Absatz 4 UStG)
  2. Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung (§ 14 Absatz 1 UStG)
  3. Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und Lesbarkeit der E-Rechnung (§ 14 Absatz 1 UStG)
  4. Revisionssichere und elektronische Archivierung während der Aufbewahrungsfrist (§ 14b UStG)

Tipp: Anbieter von Rechnungssoftware und Buchhaltungsprogrammen stellen Rechnungsvorlagen mit den gesetzlichen Pflichtangaben zur Verfügung. Diese Vorlagen können Sie als Rechnungssteller nutzen, auf Ihre Anforderungen anpassen und als E-Rechnungen übermitteln.

1. Pflichtangaben einer E-Rechnung

Achten Sie darauf, dass Ihre E-Rechnung diese Pflichtangaben enthält:

  • Rechnungsaussteller
  • Rechnungsempfänger
  • Steuernummer
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • erbrachte Leistung
  • Leistungsdatum
  • Rechnungssumme nett
  • Mehrwertsteuer
  • Zahlbetrag (Nettobetrag inklusive Mehrwertsteuer)
  • Zahlungsfrist

2. Zustimmung des Rechnungsempfängers

Der Gesetzgeber verlangt die Einwilligung des Rechnungsempfängers in den elektronischen Rechnungsversand.

Tipp: Sie müssen keine bestimmte Form einhalten und können daher die Zustimmung auf unterschiedliche Art und Weise einholen:

  • Regelung über den E-Rechnungsversand in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen
  • ausdrückliche Einverständniserklärung
  • Empfänger billigt die E-Rechnung und zahlt den Rechnungsbetrag ein

Falls der Rechnungsempfänger weder ausdrücklich noch stillschweigend eingewilligt hat, versenden Sie die Rechnung in Papierform.

3. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der E-Rechnung

Als Rechnungssteller müssen Sie durch innerbetriebliche Kontrolle sicherstellen, dass die Echtheit der Rechnungsherkunft, die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und die Lesbarkeit des Rechnungsdokuments gegeben sind. Gemäß § 14 Absatz 3 UStG kann dies mit elektronischer Signatur oder EDI-Verfahren geschehen.

Tipp: Wenn Sie nicht auf ein elektronisches Kontrollsystem umsteigen möchten, können Sie die Rechnungen weiterhin manuell kontrollieren, indem Sie sie mit Dokumenten wie Auftrag, Vertrag und Bestellung abgleichen. Ein Umstieg auf elektronische Systeme rechnet sich meist erst dann, wenn Sie laufend Geschäfte mit Unternehmen abwickeln, die die Nutzung eines EDI-Verfahrens verlangen.

Als Rechnungssteller müssen Sie gewährleisten, dass die E-Rechnung inhaltlich richtig ist und daher Daten wie Leistung, Unternehmen und Rechnungsempfänger korrekt sind. Zudem müssen nachträgliche Änderungen an den Rechnungsangaben ausgeschlossen sein. Lediglich der Rechnungssteller ist dazu berechtigt, fehlende Inhalte zu ergänzen und unrichtige Angaben zu berichtigen.

Ihre E-Rechnungen müssen außerdem mit elektronischen Medien jederzeit lesbar und auswertbar sein. Dies gilt für die gesamte Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

4. Elektronische Archivierung und Aufbewahrungspflicht

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass sowohl Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger E-Rechnungen zehn Jahre elektronisch aufbewahren müssen (§ 14b UStG). Diese Aufbewahrungsfrist startet mit dem Ende jenes Kalenderjahres, in dem Ihr Unternehmen die Rechnung ausgestellt hat.

Während dieser Zeit ist eine E-Rechnung revisionssicher zu archivieren. Jede E-Rechnung muss in jenem elektronischen Format aufbewahrt werden, in dem sie beim Empfänger angelangt ist:

  • E-Rechnungen im PDF-Format sind als PDF-Datei zu archivieren
  • E-Rechnungen als E-Mail-Text müssen als E-Mail aufbewahrt werden
  • E-Rechnungen in strukturierten Formaten wie EDI- und ZUGFeRD-XML-Dateien sind in diesen Rechnungsformaten zu archivieren

Achtung: Aus steuerrechtlicher Sicht dürfen Sie EDI-Dateien nicht in PDF- oder Bilddateien umwandeln. Ebenso wenig ist es erlaubt, E-Rechnungen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.