E-Rechnung

Jetzt bereit für die E-Rechnung machen: Die neue Verordnung im Überblick3 min Lesezeit

Am 27. November 2018 sind die ersten Bestimmungen der E-Rechnungsverordnung in Kraft getreten. Diese neue Verordnung des Bundes bringt einige Änderungen für Unternehmen, die Aufträge der öffentlichen Hand annehmen und abwickeln. Sie regelt, dass Auftragnehmer die Leistungen für öffentliche Bundesaufträge künftig verpflichtend über elektronische Rechnungen verrechnen müssen. Dieser Überblick über die neue E-Rechnungsverordnung zeigt Ihnen, welche Punkte für Sie als Rechnungssteller im Zusammenhang mit diesen verpflichtenden E-Rechnungen wichtig sind.

19. November 2019 2 min Lesezeit

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Definition E-Rechnung und Rechtsgrundlagen für elektronische Rechnungen

Wenn Sie eine E-Rechnung im Sinne der E-Rech-VO erstellen, müssen Sie Ihr Rechnungsdokument in einem strukturierten elektronischen Dateiformat ausstellen und an den Empfänger der Bundesstelle übermitteln. Die Rechnungsverarbeitung muss gemäß § 2 E-Rechnungsverordnung automatisch und elektronisch erfolgen. Bei der Erstellung elektronischer Rechnungen sind nicht nur die Vorschriften der E-Rechnungsverordnung, sondern auch andere Rechtsgrundlagen zu berücksichtigen. In der E-Rech-VO ist der Kreis der betroffenen Auftraggeber und Rechnungssteller genau definiert. Außerdem gibt es eine Bagatellgrenze von 1.000 Euro. Als betroffener Rechnungssteller müssen Sie die gesetzlichen Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell erfüllen und die speziellen Vorgaben für die Rechnungsübermittlung einhalten.

Inhalte elektronischer Rechnungen und Vorteile des E-Rechnungsversands

Bevor Sie den Rechnungsversand durchführen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre E-Rechnung alle allgemeinen Pflichtbestandteile aufweist und die Mindestangaben für den Inhalt elektronischer Rechnungen nach § 5 E-Rech-VO erfüllt. Die neue E-Rechnungsverordnung gilt nur für Geschäfte, die das öffentliche Auftragswesen des Bundes betreffen. Die Länder und Kommunen beschließen eigene Vorschriften für den Rechnungsversand.

Bei Aufträgen in der Privatwirtschaft berücksichtigen Sie die Anforderungen an „normale“ E-Rechnungen. Elektronische Rechnungen bringen in puncto Arbeit und Kosten nicht nur für die öffentlichen Auftraggeber, sondern auch für die Unternehmen einige Vorteile. Außerdem sollen mit der E-Rechnungsverordnung einheitliche Standards für den elektronischen Rechnungsversand bei öffentlichen Aufträgen des Bundes geschaffen werden, die den EU-Richtlinien entsprechen.

Vorgaben zum elektronischen Rechnungsformat: XRechnung und ZUGFeRD

Mit der XRechnung hat Deutschland ein EU-konformes Dateiformat geschaffen, das die Rechnungssteller für den Versand von E-Rechnungen standardmäßig nutzen sollen und das die Rechnungsempfänger des Bundes automatisch verarbeiten können. Unabhängig davon gibt es mit ZUGFeRD ein weiteres Format für E-Rechnungen, das allerdings im Gegensatz zur XRechnung in der E-Rech-VO nicht dezidiert erwähnt wird. Beide Dateiformate ermöglichen den Versand von elektronischen Rechnungen. Die Frage: „Welches Format muss eine E-Rechnung haben? XRechnung oder ZUGFeRD?“ fällt zunächst zugunsten des Standards XRechnung aus. Die neue Version ZUGFeRD 2.0 erfüllt nunmehr ebenfalls die Anforderungen an das Rechnungsformat der EU-Norm und ist damit eine alternative Lösung.

Elektronische Übermittlung, digitale Briefkästen und Leitweg-Identifikationsnummer

Eine E-Rechnung kann die öffentlichen Auftraggeber des Bundes auf verschiedenen Übermittlungswegen erreichen. Welchen dieser elektronischen Wege Sie als Rechnungssteller einschlagen, bleibt Ihnen überlassen. Unabhängig davon spielen bei der Übermittlung einer E-Rechnung an die Bundesstellen digitale Briefkästen eine wichtige Rolle. Sie sind die Empfangsstellen für elektronische Rechnungen. Der erfolgreiche Eingang einer E-Rechnung setzt voraus, dass das übermittelte Dokument über eine „Adresse“ verfügt. Für die Adressierung an die zuständige Verwaltungseinheit des Bundes haben die Bundesstellen das Konzept der Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) entwickelt. Als Rechnungssteller registrieren Sie sich über ein Nutzerkonto für das Verwaltungsportal des Bundes, um die Rechnung elektronisch zu versenden.

Zeitplan der E-Rech-VO, Umstieg auf E-Rechnungen und Dienste des Rechnungssenders

Für Ihre zeitliche Planung sollten Sie wissen, dass die E-Rechnungsverordnung ab November 2018 schrittweise in Kraft tritt. Als Rechnungssteller müssen Sie spätestens bis zum 27. November 2020 auf den elektronischen Rechnungsversand vorbereitet sein. Während dieser Übergangsfrist haben Sie Zeit, die notwendigen Voraussetzungen für den Umstieg auf E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Sie müssen Ihre technischen Systeme und Ihre internen Prozesse auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung vorbereiten. Diese E-Rechnungspflicht bei Aufträgen der öffentlichen Hand betrifft Sie auch dann, wenn Sie Kleinunternehmer sind. Allerdings können Sie die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand umgehen, indem Sie die Dienste eines Rechnungssenders nutzen.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.