E-Rechnung

Umstieg auf die elektronische Rechnung: Die nötigen Voraussetzungen2 min Lesezeit

In der Vergangenheit haben viele Unternehmen, die Aufträge im öffentlichen Bereich angenommen haben, ihre Rechnungen als PDF-Dateien ausgestellt und in diesem Format via E-Mail versandt. Diese beliebte Form der Rechnungsstellung widerspricht jedoch den Vorgaben der E-Rech-VO. Als Rechnungssteller müssen Sie vielmehr ein strukturiertes Dateiformat für Ihre elektronische Rechnung nutzen und den Rechnungsversand über ein Onlineportal des Bundes abwickeln. Hierfür bedarf es technischer Lösungen und angepasster Prozesse, die die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen und die Rechnungsablage in einem digitalen Archiv sichern.

19. November 2019 2 min Lesezeit

Umstieg auf die elektronische Rechnung: Die nötigen Voraussetzungen2 min Lesezeit

Umstellung auf die E-Rechnung

Der Umstieg auf elektronische Rechnungen stellt dank zuverlässiger Standards wie der XRechnung keine große Herausforderung dar. Experten gehen davon aus, dass Unternehmen die notwendigen technischen Voraussetzungen schnell schaffen können. Für betroffene Rechnungssteller lohnt sich die Implementierung der E-Rechnungsstellung bereits nach kurzer Zeit.

Tipp: Wenn Sie als Kleinunternehmen einen Auftrag für die öffentliche Hand abwickeln und davon abgesehen keine E-Rechnungen ausstellen, müssen Sie diesen Umstieg nicht zwangsläufig in Ihrem Unternehmen umsetzen. Sie können die Ausstellung und Übermittlung der elektronischen Rechnung einem Rechnungssender übertragen. Diese Anbieter sind auf den elektronischen Rechnungsversand spezialisiert.

Technische Komponenten und Anpassungen der Software

Ein erfolgreicher Umstieg auf E-Rechnungen setzt voraus, dass Sie die notwendigen technischen Komponenten beschaffen und interne Anpassungen vornehmen. Für die E-Rechnungsstellung benötigen die Beteiligten insbesondere diese technischen Komponenten:

  • elektronischer Rechnungseingang
  • digitaler Rechnungsworkflow zur automatisierten Verarbeitung
  • elektronisches Archiv, das vor Abänderungen sicher ist (Revisionssicherheit)

Das System des Rechnungsaustauschs im öffentlichen Auftragswesen des Bundes beruht auf einem elektronischen, automatisierten Verfahren. Demnach erstellt der Rechnungssteller mittels Software eine standardisierte E-Rechnung im vorgeschriebenen Dateiformat. Eine weitere Software liest diese elektronische Rechnung sodann automatisch ein und verarbeitet sie weiter, ohne dass sich Rechnungssteller und Rechnungsempfänger absprechen müssen. Laut Experten benötigen Sie als Rechnungssteller keine neue ERP- oder Buchhaltungs-Software. Allerdings müssen Sie vermutlich die vorhandene Software anpassen lassen, um das neue Rechnungsformat erstellen, übermitteln und verarbeiten zu können.

Den Umstieg schrittweise vorbereiten und realisieren

Idealerweise gehen Sie als betroffenes Unternehmen schrittweise vor, um die Voraussetzungen für die E-Rechnungsstellung zu schaffen:

Schritt 1: IST-Prozesse analysieren

Schritt 2: Verbesserungspotenziale identifizieren

Schritt 3: Ziele und Soll-Prozesse definieren

Schritt 4: Einen Anbieter auswählen, der die nötigen Anpassungen vornimmt

Sie sollten den Umstieg auf elektronische Rechnungen als Chance sehen, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren und die Möglichkeiten der Digitalisierung auch für andere Arbeitsschritte auszunutzen. Dies gilt nicht nur für die Rechnungsstellung (Fakturierung), sondern auch für die Buchhaltung.

Tipp: Damit Sie dieses Potenzial optimal ausreizen können, beziehen Sie in dieses Projekt auch Mitarbeiter aus den Bereichen IT und Rechnungswesen ein. Auf diese Weise schaffen Sie die Voraussetzung für eine Automatisierung unterschiedlicher Prozesse, die der Rechnungsstellung vor- und nachgelagert sind. Damit bringt Ihnen der Umstieg auf die E-Rechnung noch weitere Vorteile.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.