E-Rechnung

Vorgaben zum Rechnungsdatenmodell einhalten und E-Rechnung ordnungsgemäß übermitteln3 min Lesezeit

Wenn Sie eine elektronische Rechnung an eine Bundesstelle ausstellen und versenden, müssen Sie als Rechnungssteller die Anforderungen des EU-Rechts an das Rechnungsdatenmodell erfüllen und die rechtlichen Vorgaben für die Übermittlung einhalten. Diese Vorgaben gelten für E-Rechnungen im Rahmen von Aufträgen für öffentliche Auftraggeber des Bundes, also für die Rechnungsempfänger im Sinne von § 2 E-RechV. Die Länder sind von dieser Regelung nicht erfasst. Für die Landesstellen erlassen die zuständigen Gesetzgeber eigenständige Vorschriften.

19. November 2019 2 min Lesezeit

Vorgaben zum Rechnungsdatenmodell einhalten und E-Rechnung ordnungsgemäß übermitteln3 min Lesezeit

Semantisches Rechnungsdatenmodell laut EU-Norm berücksichtigen

§ 4 E-Rechnungsverordnung regelt, wie das Rechnungsdatenmodell aussehen muss und setzt damit die unionsrechtlichen Normen für die elektronische Rechnungsstellung um. Die einschlägige EU-Richtlinie 2014/55/EU schreibt ein syntaxneutrales semantisches Datenmodell vor, das die Kernelemente einer E-Rechnung erfasst. Bei den Kernelementen handelt es sich um jene Bestandteile, die eine elektronische Rechnung im Sinne des EU-Rechts verpflichtend aufweisen muss. Des Weiteren hat das Europäische Komitee für Normung (CEN) zwei Syntax-Definitionen festlegt, die diesen Vorgaben entsprechen und die praktische Anwendung vereinfachen sollen.

Die EU-Mitgliedstaaten dürfen im Zuge einer Core Invoice Usage Specification Ergänzungen vornehmen, um nationale Besonderheiten in der E-Rechnung zu berücksichtigen. Allerdings muss eine elektronische Rechnung dem EU-Datenmodell entsprechen. Außerdem müssen alle Rechnungsempfänger in der Lage sein, die von der EU zugelassenen Syntaxen anzunehmen und zu verarbeiten.

XRechnung für Rechnungsdatenaustausch in Deutschland nutzen

Deutschland hat die XRechnung als Datenaustauschstandard festgelegt. Gemäß § 4 Absatz 1 E-RechV müssen Sie als Rechnungssteller oder Rechnungssender die XRechnung in der aktuellen Version nutzen. Das deutsche Innenministerium macht jede Änderung des Datenaustauschformats XRechnung öffentlich. Es gibt den Termin bekannt, ab dem Sie den geänderten Standard der XRechnung nutzen müssen (§ 4 Absatz 2 E-RechV).

Ein anderes Datenaustauschformat können Sie nur dann verwenden, wenn es die Mindestvoraussetzungen der EU-Norm für die E-Rechnungsstellung erfüllt. Es muss die Vorgaben zum semantischen Datenmodell und zur Syntax einhalten. Wenn Sie ein anderes Datenaustauschformat nutzen, muss der Rechnungsempfänger die Rechnungsdaten auf Basis der XRechnung abwandeln.

Übermittlung über das Verwaltungsportal des Bundes (§ 4 Absatz 3 E-RechV) 

§ 4 E-RechV legt nicht nur den Datenaustauschstandard, sondern auch die Übermittlungsvorgaben fest. Wenn es um die Übermittlung von E-Rechnungen an Bundesstellen geht, müssen Sie als Rechnungssteller ein Verwaltungsportal des Bundes verwenden. Dies verlangt § 4 Absatz 3 E-Rechnungsverordnung.

1. Über ein Nutzerkonto registrieren und E-Rechnung via Verwaltungsportal übermitteln 

Sie müssen sich zunächst über ein eigenes Nutzerkonto registrieren, das in § 2 Absatz 5 Onlinezugangsgesetz (OZG) definiert ist. Dabei handelt es sich um ein zentral bereitgestelltes Konto zur Identifizierung, das Ihnen eine staatliche Behörde zur Verfügung stellt und das Sie einmalig anlegen, um dauerhaft Ihre Identität nachzuweisen.

Über dieses Nutzerkonto können Sie in Zukunft alle Leistungen der öffentlichen Verwaltungsstellen in Anspruch nehmen. Dies soll nicht nur die Leistungsangebote des Bundes, sondern auch jene der Länder und Kommunen betreffen. In der E-Rechnungsverordnung ist allerdings lediglich die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen von Bundesstellen geregelt.

Zusätzlich zum Nutzerkonto wird es eine zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes geben, über welche die Bundesstellen die eingegangenen E-Rechnungen erhalten. Diese Plattform soll den Eingang aller elektronischen Rechnungen sicherstellen.

2. Automationsunterstützte Überprüfung der E-Rechnung

Wenn Sie Ihre E-Rechnung über dieses Verwaltungsportal an eine Bundesstelle übermitteln, findet eine automatische Überprüfung statt. Dabei wird analysiert, ob die elektronische Rechnung in formaler Hinsicht fehlerlos ist. Haben Sie die E-Rechnung ordnungsgemäß übermittelt und fällt die dazugehörige Überprüfung positiv aus, erhalten Sie eine automationsunterstützte Nachricht. Weist Ihre ausgestellte elektronische Rechnung einen formalen Fehler auf, lehnt sie das System ab. Über diese Ablehnung werden Sie als Rechnungssteller oder Rechnungssender ebenfalls benachrichtigt.

Falls der Rechnungsempfänger (öffentlicher Auftraggeber) eine E-Rechnung bekommt, die sich keinem Nutzerkonto zuordnen lässt, darf er dieselbe nicht annehmen. In diesem Fall wird der Rechnungssteller oder Rechnungssender nicht informiert.

Das sollten Sie beachten!

Gemäß § 4 E-RechV müssen Sie als Rechnungssteller die XRechnung als Datenaustauschformat nutzen (Absatz 1) und die elektronische Rechnung über das Verwaltungsportal des Bundes übermitteln (Absatz 3). Damit erfüllen Sie die unionsrechtlichen und nationalen Vorgaben zum Rechnungsdatenmodell und zur Übermittlung von E-Rechnungen.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.