E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung? Die Definition laut E-Rech-VO2 min Lesezeit

Wenn Sie zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sind, müssen Sie sich mit der Definition des Begriffes E-Rechnung vertraut machen. Aus rechtlicher Sicht ist entscheidend, wann eine E-Rechnung nach der E-Rechnungsverordnung (Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen) vorliegt. Die einschlägigen Begriffsbestimmungen finden Sie in § 2 E-Rech-VO: In Absatz 1 wird der allgemeine Begriff der Rechnung definiert. Die genaue Definition für die elektronische Rechnung (E-Rechnung) folgt in Absatz 2.

19. November 2019 2 min Lesezeit

Was ist eine E-Rechnung? Die Definition laut E-Rech-VO2 min Lesezeit

Wann liegt eine E-Rechnung nach § 2 E-Rechnungsverordnung vor?

Der spezielle Begriff „E-Rechnung“ baut auf dem allgemeinen Begriff der Rechnung auf. Gemäß § 2 Absatz 1 E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) ist jedes Dokument, mit dem Sie eine Lieferung oder eine andere Leistung abrechnen, als Rechnung einzustufen. Wie Sie dieses Rechnungsdokument bezeichnen, spielt dabei keine Rolle. Diese Definition orientiert sich am Rechnungsbegriff des § 14 Absatz 1 UStG (Umsatzsteuergesetz).

Ein solches Rechnungsdokument ist gemäß § 2 Absatz 2 E-Rechnungsverordnung eine elektronische Rechnung (E-Rechnung), wenn Sie es in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen, übermitteln und es der Adressat in einem eben solchen Format empfängt. Dieses elektronische Format muss so gestaltet sein, dass die Rechnung automatisch und elektronisch verarbeitet wird. Im Wortlaut entspricht diese Begriffsbestimmung der Definition für elektronische Rechnung gemäß der Europäischen Richtlinie 204/55/EU.

Zulässige E-Rechnungen laut E-Rech-VO

Der Gesetzgeber lässt nur strukturierte Rechnungsformate zu, damit der gesamte Prozess vom Versand der Rechnung bis zur Bezahlung des Rechnungsbetrages ohne Medienbruch stattfinden kann. Darüber hinaus sind hybride Datenformate gestattet, sofern sie alle Voraussetzungen an das Rechnungsdatenmodell nach § 4 E-Rechnungsverordnung erfüllen. Hybride Rechnungsformate beinhalten eine maschinell verarbeitbare Datendatei und eine Bilddatei (Kombination von Daten- und Bildkomponente). Die Datenkomponente muss das Rechnungsoriginal repräsentieren, während die Bildkomponente nur einen Visualisierungszweck erfüllt.

Für die Praxis lassen sich daraus diese Schlussfolgerungen ziehen. Gemäß E-Rechnungsverordnung dürfen Sie diese Formate verwenden, um den Begriff der elektronischen Rechnung zu erfüllen:

  • E-Rechnung mit strukturierten Daten: XRechnung
  • hybride Rechnungsformate (Daten- und Bildkomponente): ZUGFeRD

Es ist zu bedenken, dass der rechtliche Begriff der E-Rechnung nicht dem allgemeinen Sprachgebrauch entspricht. Letzterer ist deutlich weiter gefasst, weil er neben den rein strukturierten Datenformaten auch reine Bilddateien umfasst.

Diese Formate sind keine E-Rechnungen im Sinne der E-Rech-VO

Wenn es um die Erfüllung Ihrer rechtlichen Verpflichtungen in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung geht, müssen Sie sich an die Definition der E-Rechnungsverordnung halten. Diese Rechnungsformate dürfen Sie daher nicht verwenden:

  • Bilddateien: Bilddateien wie TIF- und JPG-Dateien erfüllen die Anforderungen einer elektronischen Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung nicht. Wenn Sie eine Papierrechnung einscannen, widerspricht dies ebenfalls dem E-Rechnungsbegriff.
  • Reine PDF-Dokumente: Gleiches gilt für reine PDF-Dokumente ohne strukturierte Daten. Diese Datenformate stellen ebenfalls keine E-Rechnung im Sinne der Verordnung dar. Eine PDF-Datei, die Sie im Anhang einer E-Mail versenden, widerspricht den rechtlichen Anforderungen, weil sie lediglich die Papierrechnung abbildet und keine weiteren Daten enthält, die sich automatisch und elektronisch verarbeiten lassen.
  • Andere unstrukturierte Dateiformate: In die Liste dieser unstrukturierten Dateiformate reihen sich zudem Word-Dokumente und E-Mail-Texte ein. Diese Rechnungsformate sind ebenfalls unzulässig.

Sofern Sie gemäß der E-Rech-VO dazu verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu übermitteln, müssen Ihre Dokumente den E-Rechnungsbegriff erfüllen. Nach § 2 E-Rechnungsverordnung liegt eine E-Rechnung nur dann vor, wenn Sie strukturierte Rechnungsformate oder hybride Datenformate verwenden, die sich elektronisch und automatisch verarbeiten lassen.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.