E-Rechnung

XRechnung oder ZUGFeRD: Das ideale Format für E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen?2 min Lesezeit

XRechnung und ZUGFeRD – diese beiden Datenaustauschformate ermöglichen den Versand, die Bearbeitung und die Archivierung elektronischer Rechnungen. Mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungsverordnung stellt sich die Frage, welches Format eine E-Rechnung aus rechtlicher Sicht aufweisen muss: XRechnung oder ZUGFeRD?

19. November 2019 2 min Lesezeit

XRechnung oder ZUGFeRD: Das ideale Format für E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen?2 min Lesezeit

Rechnungsmodelle für elektronische Rechnungen gemäß E-Rech-VO

§ 4 E-Rech-VO gibt darüber Aufschluss, welches Format eine elektronische Rechnung haben muss, die Sie bei einem öffentlichen Auftrag an eine Bundesstelle übermitteln.

1. XRechnung als bevorzugtes Datenformat (§ 4 Absatz 1 Satz 1 E-Rech-VO)

Diese Bestimmung legt die XRechnung in der jeweils aktuellen Version als deutschen Standard für die Erstellung einer E-Rechnung fest. Dies bedeutet konkret, dass Sie bei einem öffentlichen Auftrag für eine Bundesstelle Ihre elektronische Rechnung vorzugsweise als XRechnung erstellen und in diesem Format an den Empfänger übermitteln sollten (§ 4 Absatz 1 Satz 1 E-Rech-VO).

2. Alternativer Datenaustauschstandard möglich (§ 4 Absatz 1 Satz 2 E-Rech-VO)

Allerdings lässt Ihnen der Gesetzgeber eine andere Option offen. Demnach dürfen Sie als Rechnungssteller im öffentlichen Auftragswesen auch einen anderen Datenaustauschstandard nutzen, sofern dieser die Bedingungen der EU-Norm für elektronische Rechnungen erfüllt (§ 4 Absatz 1 Satz 2 E-Rech-VO). Hierbei muss es sich um ein strukturiertes elektronisches Datenformat handeln, das eine automatische Verarbeitung des Rechnungsdokuments erlaubt. Welches Rechnungsformat mit Ausnahme der genannten XRechnung diese Voraussetzung erfüllt, ergibt sich nicht aus dem Wortlaut der E-Rech-VO.

Die Rolle von ZUGFeRD als alternatives Format

Bevor der IT-Planungsrat das Format XRechnung als deutschen Datenaustauschstandard für die öffentliche Verwaltung vorgestellt hat, wurde auch dem Format ZUGFeRD diese zukünftige Rolle zugeschrieben. Letztendlich fiel die Wahl auf die XRechnung, die nunmehr in der E-Rech-VO als Standard verankert ist. Die Version ZUGFeRD 1.0 wird den Anforderungen der EU-Norm nicht gerecht und scheidet daher als alternatives Datenaustauschformat im Sinne von § 4 Absatz 1 E-Rech-VO aus. Diesen Umstand haben die Entwickler dieses hybriden Datenformats mittlerweile mit einer weiterentwickelten Fassung beseitigt.

ZUGFeRD 2.0 erfüllt die EU-Norm für elektronische Rechnungen

In seiner neuen Version 2.0 erfüllt ZUGFeRD die Vorgaben der EU-Norm EN 16931 und ist damit eine zulässige Alternative zum Standard XRechnung für die Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung. Die wesentliche Neuerung gegenüber der Version 1.0 besteht darin, dass Rechnungssteller fortan das visuelle Rechnungsformat (PDF) und die elektronische Rechnung (XML-Format) in separaten Dateien übermitteln können.

Außerdem können Sie als Auftragnehmer einer öffentlichen Bundesstelle nur die rein strukturierten Rechnungsdaten als XML-Datei versenden. Damit erfüllen Sie die EU-Standards, die ausschließlich strukturierte Daten zulassen. Die Bundesstellen sind in der Lage, elektronische Rechnungen im ZUGFeRD 2.0 Format zu empfangen und zu verarbeiten.

Tipp: ZUGFeRD 2.0 ist ein Datenaustauschstandard, der die EU-Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllt. Damit können Sie gemäß § 4 Absatz 1 Satz 2 E-Rech-VO dieses aktualisierte ZUGFeRD-Format nutzen, um eine elektronische Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber des Bundes auszustellen. Dieses Rechnungsmodell funktioniert aber auch im elektronischen Rechnungsversand der Privatwirtschaft.

XRechnung und ZUGFeRD 2.0 als zulässige Formate für E-Rechnungen auf Bundesebene

Abschließend lässt sich sagen, dass sich Deutschland im öffentlichen Sektor grundsätzlich für das Datenmodell XRechnung als Standardformat entschieden hat. Allerdings müssen Sie als öffentlicher Auftragnehmer die E-Rechnung nicht zwangsläufig als XRechnung ausstellen. Alternativ können Sie das ebenso EU-konforme Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 für E-Rechnungen im Auftragswesen des Bundes einsetzen.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.