E-Rechnung

ZUGFeRD als hybrides Dateiformat für elektronische Rechnungen3 min Lesezeit

ZUGFeRD ist ein anerkanntes Dateiformat für den Austausch elektronischer Rechnungen. Es wurde im Jahr 2014 von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. Eschborn entwickelt, um in ganz Deutschland die EDI-Verfahren zu ergänzen und die Papierrechnungen weitgehend zu ersetzen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat das Projekt ZUGFeRD gefördert und damit ein Verfahren unterstützt, das das elektronische Erstellen, Verarbeiten und Archivieren von E-Rechnungen ermöglicht. Der Begriff steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ (ZUGFeRD).

19. November 2019 2 min Lesezeit

ZUGFeRD als hybrides Dateiformat für elektronische Rechnungen3 min Lesezeit

Die Eigenschaften von ZUGFeRD

Dieses Dateimodell ermöglicht die Nutzung elektronischer Rechnungen und soll damit erhebliche Einsparpotenziale für Wirtschaft und Verwaltung bringen. Dabei zeichnet sich das ZUGFeRD-Verfahren durch diese Eigenschaften aus:

  1. Kombination von Rechnungsbild und strukturierten Daten: ZUGFeRD Rechnungen setzen sich aus zwei Teilen zusammen, nämlich aus einem Rechnungsbild (PDF-Datei) und einer XML-Datei:
    1. Rechnungsbild (PDF-Datei): Die PDF-Datei können Sie als Rechnungssteller ebenso ausdrucken wie der Rechnungsempfänger.
    2. Strukturierte Rechnungsdaten (XML-Datei): ZUGFeRD-Rechnungen bieten mit der XML-Datei außerdem ein strukturiertes elektronisches Dateiformat, das sich in das Rechnungswesen integrieren lässt. Ob die Datenfelder der XML-Datei ausgewertet werden, bleibt dem Rechnungsempfänger überlassen. Die übermittelten strukturierten Rechnungsdaten lassen sich ohne zusätzliche Arbeitsschritte erfassen und automatisch weiterverarbeiten. Eine revisionssichere Archivierung ist ebenfalls möglich.
  2. Ohne vorherige Vereinbarung einsetzbar: Das ZUGFeRD-System funktioniert im Gegensatz zu EDI-Verfahren auch ohne Vereinbarungen zwischen den Geschäftspartnern. Dank der XML-Codierung ist eine Nutzung jederzeit möglich.
  3. Rechnungsversand per E-Mail: Mittels ZUGFeRD können Sie eine XML-Rechnung und ein PDF-Rechnungsbild gemeinsam per E-Mail an den Rechnungsempfänger versenden. Es handelt sich um ein hybrides Dateiformat.

ZUGFeRD 2.0 als Parallellösung zum Standard XRechnung

Die ursprüngliche ZUGFeRD-Version ist mit der EU-Norm für das elektronische Datenmodell nicht kompatibel und daher kein zulässiges Rechnungsformat im Sinne der E-Rechnungsverordnung. In der Neuversion 2.0 besteht ZUGFeRD parallel zum Datenaustauschstandard XRechnung. Eine Arbeitsgruppe hat dieses Rechnungsformat nunmehr an die Vorgaben der EU-Norm 16931 angepasst und damit für die E-Rechnungsstellung an europäische Verwaltungsstellen geöffnet.

Tipp: Als Rechnungssteller steht es Ihnen frei, Ihre E-Rechnung im Format ZUGFeRD 2.0 an einen öffentlichen Rechnungsempfänger auf Bundesebene zu übermitteln. Sie wählen ein EU-konformes Rechnungsformat, das alle europäischen Verwaltungsstellen empfangen und verarbeiten können. Auf internationaler Ebene wird ZUGFeRD 2.0 als Factur-X bezeichnet.

Die Zielgruppen von ZUGFeRD

Experten haben mit ZUGFeRD ein elektronisches Rechnungsformat entwickelt, das Unternehmen so einfach versenden und empfangen können wie eine Papierrechnung. Sie ermöglichen es den Beteiligten, E-Rechnungen auszutauschen, ohne dies vorab vereinbaren zu müssen. An der Entwicklung waren Betriebe aus den Branchen Automobilindustrie, Konsumgüter, Bankwesen, Gesundheit und Software ebenso beteiligt wie öffentliche Verwaltungsstellen. Dieses Rechnungsformat ist daher universell einsetzbar.

Beispiel: Wenn Sie ein Kleinunternehmen betreiben und jährlich lediglich wenige Rechnungen ausstellen, gehören Sie zur optimalen Zielgruppe von ZUGFeRD. Diese Methode rechnet sich aus betriebswirtschaftlicher Sicht, wenn Sie nur einmalig eine E-Rechnung versenden, aber auch, wenn Sie mehrere hundert E-Rechnungen jährlich erstellen.

Bestehen Ihre Geschäftspartner auf der Nutzung strukturierter Rechnungsdaten, nutzen Sie das XML-Format von ZUGFeRD. Falls Sie dieses strukturierte Datenformat nicht benötigen, können Sie Ihre Rechnung als PDF-Rechnungsbild übermitteln.

Tipp: Das Rechnungsdatenformat ZUGFeRD folgt europäischen und internationalen Standards. Sie können ZUGFeRD-Rechnungen daher auch im grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch einsetzen, wenn Sie die jeweiligen nationalen Gesetze beachten.

Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen

Aus technischer Sicht erfüllt das hybride Rechnungsformat ZUGFeRD diese gängigen Standards:

  • Rechnungsbild (PDF) gemäß ISO Standard PDF/A-3
  • XML Rechnungsdaten gemäß Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT

Wenn Sie eine Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellen, profitieren Sie vom guten Angebot im IT- und Softwaresektor. Sie dürfen davon ausgehen, dass Sie elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format mit gängiger Buchhaltungs- und ERP-Software erstellen können.

Tipp: Diese Zusatzfunktionen stellen die jeweiligen Anbieter als Softwareupdates zur Verfügung, sodass klassische Investitionsaufwendungen entfallen. Alternativ können Sie ZUGFeRD in Ihre unternehmensspezifische Software-Lösung implementieren.

Als leicht installierbares und einfach zu bedienendes Rechnungsformat ist ZUGFeRD eine gute Lösung für Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden. Die Neuversion ZUGFeRD 2.0 existiert parallel zum Standard XRechnung und ist damit auch für den E-Rechnungsversand in der öffentlichen Verwaltung geeignet.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.