Geschäftswagen

Abrechnungsgrundlage Fahrtenbuch: Wie wird es rechtskonform geführt?2 min Lesezeit

Das Fahrtenbuch ist eine genaue und zuverlässige Methode, um dienstliche und private Fahrten aufzuzeichnen. Richtig geführt ist es die wesentliche Grundlage für eine punktgenaue Abrechnung mit dem Finanzamt. Weil die Geschäftswagen-Abrechnung so manchen Steuerzahler zu Ungenauigkeiten verleitet, schaut das Amt genau hin und prüft die Aufzeichnungen gründlich: Wie also wird ein Fahrtenbuch rechtskonform geführt und welche Angaben sind unverzichtbar?

19. November 2019 2 min Lesezeit

Abrechnungsgrundlage Fahrtenbuch: Wie wird es rechtskonform geführt?2 min Lesezeit

Ermittlung der tatsächlichen Kosten

Mithilfe der Fahrtenbuchmethode soll festgestellt werden, wie hoch der Anteil an privaten Fahrten im Vergleich zu den Gesamtfahrten mit einem Firmenwagen ist. Anders als bei der 1-Prozent-Regelung wird er nicht geschätzt, sondern aufgezeichnet. Die wichtigsten Anforderungen an das Fahrtenbuch sind:

  • Angabe des amtlichen Kennzeichens auf dem Fahrtenbuch für eine klare Zuordnung
  • zeitnahe Führung, sprich unverzügliche Eintragung aller Fahrten und Fahrtdetails
  • fortlaufend, basierend auf Datum und Kilometerstand
  • geschlossene Form: Führung ohne Lücken und ohne Zeitsprünge
  • Erfassung aller Fahrtdetails

Es ist ganz wichtig, dass ein Fahrtenbuch dem Fahrzeug fest zugeordnet ist. Die Angabe des amtlichen Kennzeichens auf dem Fahrtenbuch ist deshalb unverzichtbar. Weiterhin entscheidend ist die zeitnahe Führung des Fahrtenbuchs in Bezug auf die Fahrten. Dabei müssen die Kilometerstände direkt aneinanderschließen, sinnvolle Übergänge ergeben und ohne Lücken bleiben.

Tipp: Bis heute hat sich in den meisten Fällen – vor allem dann, wenn mehrere Fahrer mit dem Fahrzeug unterwegs sind – ein echtes Buch als Fahrtenbuch bewährt. Es fragt alle notwendigen Details ab und sollte immer im Fahrzeug oder am Platz der Schlüssellagerung griffbereit sein.

Der tägliche Eintrag – privat oder dienstlich?

Bei den Einträgen in das Fahrtenbuch wird zwischen vier unterschiedlichen Fahrt-Arten unterschieden:

  • dienstliche Fahrten
  • private Fahrten
  • Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnung
  • Familienheimfahrten

Für die Arten der Fahrten gelten unterschiedliche Pflichtangaben, denn sie werden steuerlich abweichend behandelt. Um die Gesamtkosten und die daraus ableitbaren steuerlichen Vorteile der Privatfahrten erfassen zu können, müssen die Angaben sehr umfangreich sein.

Berufliche Fahrten im Fahrtenbuch vollständig erfassen

Die folgenden Angaben dürfen im Fahrtenbuch bei beruflichen Fahrten nicht fehlen:

  • Datum bei Beginn und Ende der Fahrt
  • Gesamtkilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt
  • Reiseziel und Route, falls sie von der direkten Verbindung von Startpunkt zum Reiseziel abweicht
  • Namen der aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner
  • Reisezweck, wenn nicht aufgrund der Kundennennung nachvollziehbar

Weil das Finanzamt davon ausgeht, dass das Fahrzeug bei allen nicht im Detail aufgezeichneten Fahrten privat genutzt wurde, müssen die Informationen bei dienstlichen Fahrten unbedingt vollständig und nachvollziehbar sein.

Privatfahrten richtig aufzeichnen

Etwas lockerer kann man die privaten Fahrten aufführen. Dies gilt ebenso für Familienheimfahrten und den Weg von der Arbeitsstätte zur Wohnung. In diesen Fällen reicht ein gekürzter Eintrag, welcher die folgenden Punkte umfasst:

  • Datum der Fahrten
  • Kilometerstände am Anfang und Ende der Fahrten
  • Vermerk „privat“ oder „Arbeitsweg“ bzw. „Familienheimfahrt“

Hinweis: Für bestimmte Berufsgruppen gibt es Erleichterungen bei der Führung des Fahrtenbuches. So müssen Fahrlehrer, Handelsvertreter oder Taxifahrer deutlich weniger Aufzeichnungen machen.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.