Geschäftswagen

Das Fahrtenbuch praktisch führen: handschriftlich oder elektronisch?2 min Lesezeit

Genaue Aufzeichnungen über jeden gefahrenen Kilometer sind die Grundlage einer Firmenwagen-Abrechnung mit dem Finanzamt. Die unvollständig aufgezeichnete Nutzung des Geschäftswagens kann entweder zu Abzügen, Nachzahlungen oder gar zur Abrechnung nach der 1-Prozent-Regelung führen. Um das Fahrtenbuch rechtskonform zu führen, gibt es zwei Möglichkeiten: die handschriftliche Führung eines Fahrtenbuchs in Papierform oder die elektronische Aufzeichnung mittels Software oder App.

19. November 2019 2 min Lesezeit

Das Fahrtenbuch praktisch führen: handschriftlich oder elektronisch?2 min Lesezeit

Das „echte“ Fahrtenbuch – die Papierversion

Traditionell wird ein Fahrtenbuch als echtes Buch mit Papierseiten geführt. Das Heft oder Buch hat einen entscheidenden Vorteil: Es kann im Fahrzeug oder im Büro gemeinsam mit dem Schlüssel an einem sicheren, immer gleichen Platz aufbewahrt werden und steht so jedem Fahrzeugnutzer für Eintragungen zur Verfügung. Das ist dann besonders wichtig, wenn mehrere Nutzer das Fahrzeug regelmäßig fahren.

Weitere Vorteile sind:

  • Festes Schema zur Abfrage der Details über auszufüllende Formblätter – auf diese Weise kann nichts vergessen werden.
  • Fortlaufende Aufzeichnung: übersichtliche und durchgehende Auflistung der Daten
  • Unveränderliche Aufzeichnung: Muss doch etwas korrigiert werden, so kann es mit Datum versehen und abgezeichnet werden.

Tipp: Eintragungen müssen mit Kugelschreiber erfolgen, um dokumentenecht zu sein. Schriftliche Vermerke mit Bleistift sind nicht rechtskonform.

Das elektronische Fahrtenbuch – die moderne Alternative

In den Zeiten, in denen fast jeder über Smartphone, Tablet oder Laptop verfügt, ist es verlockend, das Fahrtenbuch elektronisch zu führen.

Doch Vorsicht: Office Programme wie Excel oder Word sind als Fahrtenbuch-Version nicht geeignet. Sie erlauben eine spätere Veränderung der Daten, ohne dass diese direkt nachvollziehbar wären. Wer so aufzeichnet, muss damit rechnen, dass das Finanzamt die Abrechnung ablehnt und stattdessen die 1-Prozent-Regelung ansetzt.

Anders sieht es mit richtigen Fahrtenbuch-Programmen aus. Die Apps fürs Smartphone oder Tablet sowie Software-Versionen für Laptops eignen sich zur Aufzeichnung, wenn sie als „finanzamtsgeeignet“ gekennzeichnet ist. Sie müssen so gestaltet sein, dass eine fortlaufende Aufzeichnung notwendig und spätere Ergänzungen oder Änderungen nicht möglich oder – falls doch – absolut nachvollziehbar sind. Dabei muss erkennbar sein, wann, durch wen und warum sie gemacht wurden.

Dokumentenecht und elektronisch – wie geht’s?

Wichtig bei einer rechtskonformen Fahrtenbuch-App ist die Anlage von Nutzern, die sich für Einträge mit Passwort anmelden müssen. So ist sichergestellt, dass immer nachvollziehbar bleibt, wer wann welchen Eintrag und vor allem welche Änderung vorgenommen hat. Außerdem sollte die App zugleich Datum und Uhrzeit aufzeichnen. Moderne Apps speichern außerdem die GPS-Daten der Fahrten und Zielorte ab.

Wird das Fahrzeug nur von einem Fahrer genutzt, übernehmen vollautomatische Apps das Führen des Fahrtenbuchs komplett. Sie zeichnen alle notwendigen Daten auf, seien es Datum und Zeit, Strecke und Kilometerstände. Informationen wie die Wohnungsadresse, die Arbeitsstätte und regelmäßige Fahrtziele wie Stammkunden lassen sich abspeichern und werden automatisch ergänzt. Diese Art der Fahrtenbuch-Führung ist besonders einfach und zuverlässig.

Tipp: Beim Kauf einer Fahrtenbuch-App oder -Software sollten sie unbedingt auf die Zusätze „Finanzamtsgeeignet“ oder „Rechtssicherer Finanzamt-Modus“ sowie vergleichbare Formulierungen achten. Eine andere Option wäre die Rücksprache mit dem Steuerberater und direkt mit dem Finanzamt, ob die gewählt App oder Software akzeptiert wird.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.