Geschäftswagen

Die 1-Prozent-Regelung: So funktioniert das Abrechnungsprinzip4 min Lesezeit

Wenn Mitarbeiter einen Firmenwagen für private Fahrten und den Weg von zuhause zur Arbeit und zurück nutzen, so entsteht ihnen dadurch ein geldwerter Vorteil. Dieser liegt in der Steuerersparnis begründet, die sich durch die Geschäftswagennutzung ergibt. Um die Besteuerung im Vergleich zu den anderen Arbeitnehmern gerecht zu gestalten, muss ein Ausgleich geschaffen werden, der vom Fahrzeug und vom Umfang der privaten Nutzung abhängt. Die einfachste und am häufigsten genutzte Methode ist die 1-Prozent-Regelung, ergänzt durch Arbeitsweg-Pauschalen.

19. November 2019 3 min Lesezeit

Die 1-Prozent-Regelung: So funktioniert das Abrechnungsprinzip4 min Lesezeit

Basis ist der Bruttolistenpreis

Nur 1 Prozent? Das klingt erst mal wenig. Tatsächlich ist der Betrag gar nicht so gering, denn es handelt sich um 1 Prozent des Bruttolistenpreises.

Mona S. erhält als Gehaltszulage einen Firmenwagen. Der Bruttolistenpreis beträgt 32.734 Euro. Gemäß der 1-Prozent-Regelung muss Mona S. damit 327 Euro monatlich als geldwerten Vorteil versteuern.

Der Bruttolistenpreis wird zur Ermittlung der Vorteilshöhe auf volle 100 Euro abgerundet, in diesem Beispiel also auf 32.700 Euro. 1 Prozent von diesem Preis sind 327 Euro. Dieser Betrag wird bei der Gehaltsabrechnung zum Bruttogehalt addiert. Es sind sowohl Steuern als auch Sozialabgaben darauf zu entrichten.

Tipp: Wer als Arbeitnehmer seine zusätzlichen Belastungen geringhalten will, sollte das Firmenfahrzeug eher bescheiden auswählen und sich nicht im Hinblick auf die volle Kostenübernahme durch den Arbeitgeber für ein Luxusklassefahrzeug entscheiden.

Höhe des Bruttolistenpreises: Achtung bei der Sonderausstattung

Weil die Höhe des Listenpreises für die Höhe des geldwerten Vorteils entscheidend ist, gibt es regelmäßig Streit mit den Finanzämtern über die Frage, welche Ausstattungsmerkmale zum Bruttolistenpreis zählen. Grundsätzlich gilt: Alles, was im Fahrzeug fest verbaut ist und in einem Funktionszusammenhang mit der Fahrzeugnutzung steht, gehört zum Bruttolistenpreis.

Beispiele dafür sind:

  • Ein fest eingebautes Navigationsgerät oder eine Telefonanlage (ohne Telefon)
  • Winterpaket mit beheizbarer Frontscheibe und Sitzheizung
  • Standheizung
  • Anhängerkupplung

Anders sieht es aus, wenn Zubehör angeschafft wird, welches nicht fest verbaut ist und sich auch ohne das Fahrzeug oder in anderen Fahrzeugen nutzen ließe:

  • zweiter Reifensatz (Winterreifen)
  • Freisprechanlage mit Mobiltelefon
  • portables Navigationsgerät

Bei der Sonderausstattung gibt es durchaus Handlungsspielraum, welcher jeden Monat Geld sparen kann:

Mona S. entscheidet sich bei der Auswahl und Bestellung ihres Firmenwagens gegen ein fest eingebautes Navigationsgerät. Es hätte zusammen mit anderen kleinen Extras laut Listenpreis 2.325 Euro gekostet. Ihr monatlicher Vorteilsbetrag hätte damit bei 350 Euro gelegen, weil sich der Bruttolistenpreis auf 35.059 Euro erhöht hätte. Der Arbeitgeber legt ein portables Navigationsgerät für 300 Euro oben drauf.

Die 1-Prozent-Regelung greift bei privat genutzten Firmenwägen auch dann, wenn der Arbeitnehmer einen privaten Zweitwagen besitzt und nutzt. Gleiches gilt, wenn sich auf dem Geschäftswagen Werbung für die Firma befindet. Steht der Wagen zur privaten Nutzung zur Verfügung, geht das Finanzamt davon aus, dass er auch privat genutzt wird.

Tipp: Wird ein Fahrzeug wirklich ausschließlich geschäftlich genutzt, so ist das nachzuweisen. Deutliche Hinweise sind das Parken auf dem Betriebsgelände über Nacht oder das Führen eines Fahrtenbuches. Diese Lösung ist auch am günstigsten, wenn das Fahrzeug sehr wenig privat gefahren wird.

Besonderheit „Weg zur Arbeit“

Der tägliche Weg ins Büro zählt zu den am häufigsten gefahrenen Strecken mit einem Firmenfahrzeug. Auch dabei entsteht dem Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil, der gesondert betrachtet wird. Die Höhe des zu ergänzenden Betrages in der Lohnabrechnung liegt bei 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer:

Mona S. nutzt ihr Firmenfahrzeug zum Pendeln, denn sie ist täglich 60 km zwischen ihrem Haus und dem Büro unterwegs. Der dadurch entstehende geldwerte Vorteil liegt bei 588,60 Euro. Er kommt zum Grundbetrag von 327 Euro hinzu.

Damit würde Mona S. insgesamt ein versteuerungs- und sozialabgabenpflichtiger Vorteil von rund 915 Euro entstehen. Die tatsächlichen Kosten durch das Fahrzeug liegen aber niedriger. In diesem Fall greift die Kostendeckelung.

Tipp: Übersteigt der errechnete, geldwerte Vorteil die tatsächlichen Fahrzeugkosten, so müssen nur diese angesetzt werden. Der Betrag ist also durch die tatsächlichen Kosten gedeckelt.

Bei der Berechnung des steuerlichen Vorteils durch die Firmenwagennutzung auf dem Arbeitsweg gibt es zwei weitere Varianten:

  • Tageweise Besteuerung über einen lohnsteuerlichen Vorteil von 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises
  • Pauschaler Abzug von 15 Prozent

Beide Varianten können je nach Einzelfall interessante Alternativen zur 0,03 Prozent-Berechnung sein. Das gilt beispielsweise dann, wenn ein Arbeitnehmer nur an zwei Tagen pro Woche ins Büro fährt und an den anderen Tagen Kundentermine wahrnimmt.

Ungenutzter Firmenwagen – was passiert mit den Kosten?

Die zuvor beschriebenen Berechnungen gelten immer für ganze Monate. Nutzt ein Arbeitnehmer das Fahrzeug wegen eines Urlaubs nicht, so ändert das nichts an den entsprechenden Abzügen. Das gilt auch dann, wenn ein Mitarbeiter den Firmenwagen am Monatsende übernimmt. Jeder angefangene Monat – und sei es auch nur ein Tag – ist voll zu berechnen. Es gibt jedoch auch Fälle, in denen die Abzüge ausgesetzt werden können.

Mona S. verbringt im Auftrag des Arbeitgebers zwei Monate in China. Das Fahrzeug steht in dieser Zeit ungenutzt auf dem Betriebsgelände des Arbeitgebers. Für diese Zeit – sofern sie genau zwei Kalendermonate abdeckt – gibt es keine Abzüge und die Gehaltsabrechnung erfolgt, als gäbe es keinen Firmenwagen.

Tipp: Auch bei länger andauernden Krankheiten oder Urlaubsreisen kann die Zahlung ausgesetzt werden. Wichtig ist aber, dass die Abwesenheit des Arbeitnehmers und die Nichtnutzung des Fahrzeugs während dieser Zeit nachweisbar ist.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.