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Die Fahrtenbuch-Methode: Vor- und Nachteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer3 min Lesezeit

Das „Fahrtenbuch“ ist für viele Unternehmer und Angestellte recht negativ belastet: ein enormer Aufwand, so viel Schreibarbeit, die ganze Abrechnung – da ist es schon verlockend, die Pauschalmethode zu nutzen, statt jede Fahrt akribisch und detailliert zu notieren. Vorschnell sollten Sie diese Entscheidung aber weder als Unternehmer noch als Arbeitnehmer treffen: Die Fahrtenbuch-Methode kann je nach den Umständen enorme Vorteile mit sich bringen!

19. November 2019 2 min Lesezeit

Die Fahrtenbuch-Methode: Vor- und Nachteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer3 min Lesezeit

Der Trend zum Fahrtenbuch – vor allem für Fuhrparks

Das Finanzamt geht davon aus, dass jeder Firmenwagen auch mehr oder weniger stark für Privatfahrten genutzt wird. Um den geldwerten Vorteil steuerlich zu erfassen, kommt die 1-Prozent-Regelung zu Anwendung. Diese lohnt sich aber erst, wenn etwa ein Viertel bis zur Hälfte aller Fahrten privat erfolgen. Außerdem trifft sie kleine Unternehmer mit mehreren Fahrzeugen besonders hart:

Rolf S. führt eine Immobilienmakler-Agentur mit Hausverwaltungsservice. Er besitzt einen Fuhrpark mit mehreren Fahrzeugen, die seine Angestellten und er geschäftlich nutzen. Außerdem nutzt er die meisten Fahrzeuge je nach Notwendigkeit auch privat. Das Finanzamt setzt deshalb für alle Fahrzeuge die 1-Prozent-Regelung an.

Fälle wie diese hat es gegeben und sie sind vor Gericht gelandet. Dort wurde das Vorgehen des Finanzamtes bestätigt. Es gelte zwar die Empfehlung, dass nur das Fahrzeug mit den meisten Jahreskilometern voll einbezogen werde, aber wenn alle Fahrzeuge privat genutzt würden, wäre die 1-Prozent-Regelung durchaus angebracht, so die Gerichte.

Vorteile der Fahrtenbuchmethode für Unternehmer

Für Arbeitgeber und Unternehmer liegt der Vorteil des Fahrtenbuches auf der Hand: Private Fahrten werden lückenlos aufgezeichnet und abgerechnet. Vor allem bei selten privat genutzten Fahrzeugen ist diese Art der Versteuerung wesentlich günstiger. Dieses Argument gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber das Fahrzeug nicht selbst nutzt, sondern einem Mitarbeiter überlässt. Er spart dann zwar nicht am eigenen Geldbeutel, wohl aber bei den Betriebsausgaben. Denn je höher der geldwerte Vorteil der Mitarbeiter ist, desto höher sind auch die Sozialabgaben für den Arbeitgeber.

Und nun der Nachteil: Gegen die Fahrtenbuch-Methode spricht vor allem eins – der Aufwand. Zum einen führen die Mitarbeiter in der Arbeitszeit Fahrtenbuch und zum anderen muss die Buchhaltung zum Schluss die tatsächlichen Fahrzeugkosten mithilfe des Fahrtenbuchs verrechnen.

Tipp: Wenn ein Mitarbeiter ein Fahrzeug übernimmt, sollte er eine Einweisung in die Führung des Fahrtenbuchs erhalten. Eine kurze Schulung und die regelmäßige Prüfung im 4-Augen-Prinzip durch einen Kollegen aus der Buchhaltung erspart Probleme mit dem Finanzamt und unangenehme Nachzahlungen.

Vorteile für den Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmer ist die Führung des Fahrtenbuchs aus Kostengründen äußerst interessant, wenn sie

  • wenig privat fahren.
  • lange Strecken zur Arbeit pendeln.
  • ein großes, teures Fahrzeug fahren.
  • das Fahrzeug schon abgeschrieben ist.

Die Vorteile zeigen sich dann jeden Monat auf dem Kontoauszug:

Manuela M. erhält einen Firmenwagen im Wert von 20.000 Euro. Sie hat einen kurzen Weg zur Arbeit und fährt nur zu etwa einem Zehntel der 12.000 Gesamtkilometer pro Jahr privat mit dem Fahrzeug. Mit der 1-Prozent-Regelung zahlt sie im Jahr ein Plus von gut 1.000 Euro an Lohnsteuer. Führt sie dagegen ein Fahrtenbuch, so liegen die Kosten im gesamten Jahr bei weniger als 250 Euro in Form der Lohnsteuer.

Die Fahrtenbuch-Methode ist also in Fällen dieser Art wesentlich günstiger. Wichtig ist aber, – und da wären wir beim Nachteil – dass der Fahrzeugnutzer das Fahrtenbuch gewissenhaft und regelmäßig führt. Nur, wenn es vollständig und nachvollziehbar ist, lassen sich die Vorteile der Methode voll ausschöpfen.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.