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Fahrtenbuch abgelehnt: Welche Folgen drohen nun?3 min Lesezeit

Wer sein Firmenfahrzeug wenig privat nutzt, fährt mit einer Abrechnung der tatsächlichen Kosten mittels Fahrtenbuchmethode steuerlich immer günstiger. Allerdings sind die Anforderungen an das Fahrtenbuch enorm und häufig wird es letztendlich vom Finanzamt nicht akzeptiert. Welche rechtlichen und steuerlichen Folgen kommen in diesem Fall auf Sie zu?

19. November 2019 2 min Lesezeit

Fahrtenbuch abgelehnt: Welche Folgen drohen nun?3 min Lesezeit

Vollständig, fortlaufend, dokumentenecht – formale Fehler sind häufig

Mal eben nach der Fahrt ein paar Infos notieren – klingt einfach, aber wer schon mal versucht hat, über längere Zeit ein Fahrtenbuch zu führen, weiß, wie aufwändig das wirklich ist. Kein Wunder, dass so mancher versucht, die Angaben auf das Wesentliche zu reduzieren oder durch Hauruck-Aktionen die vernachlässigten Eintragungen nachzuholen.

Andere nehmen es mit den Angaben nicht ganz genau und widmen auch mal eine Fahrt spontan um: aus privat mach geschäftlich. Dann kann man nicht mehr von formalen Fehlern sprechen, sondern es kann Vorsatz unterstellt werden.

Zu schlecht geführtes Fahrtenbuch wird abgelehnt

Das Finanzamt prüft im Rahmen der Steuerabrechnungen oder Buchprüfung regelmäßig die Fahrtenbücher. Sie sind sozusagen ein ständiger Zankapfel zwischen vielen Firmen und den Beamten. Wurde beim Führen des Fahrtenbuchs einfach geschlampt und sind die Fahrten deshalb nicht nachvollziehbar, so wird für die Abrechnung einfach auf die 1-Prozent-Regelung gewechselt. Eine zusätzliche Strafe ist nicht zu zahlen. Häufig genug ist aber die geforderte Nachzahlung schon Strafe genug.

Martina K. nutzt ihren Dienstwagen vor allem zum Pendeln an andere Firmenstandorte und für die Fahrten zur Arbeit. Sie führt ein Fahrtenbuch, kommt aber häufig aufgrund der Arbeitsbelastung nicht zum Ausfüllen. Am Jahresende trägt sie die fehlenden Monate basierend auf ihrem Kalender nach. Obwohl die Kilometer am Ende stimmen, fällt das auf, denn sie hat alle Eintragungen fortlaufend mit dem gleichen Stift in Ruhe am Schreibtisch gemacht und zusätzlich die Angaben zum Zweck der Fahrten unzureichend ausgefüllt. Sie räumt ihr Versäumnis ein und muss nachzahlen, denn ihr geldwerter Vorteil wird nun mithilfe der 1-Prozent-Regelung neu berechnet.

Ein Fahrtenbuch zu führen ist Aufwand. Viele Steuerberater raten deshalb ihren Kunden, Geld für eine spätere Korrektur durch das Finanzamt und eine Nachzahlung zurückzulegen.

Tipp: Wer ein Fahrzeug immer allein führt, sollte über eine selbstständig aufzeichnende App nachdenken. Die modernen Geräte gibt es in finanzsamtgeeigneten Versionen.

Absichtlich falsche Angaben – hier wird es knifflig

Ein sehr beliebter Prüfungspunkt bei Fahrtenbuch-Abrechnungen sind die Kilometerangaben. Dabei werden Start- und Zielort mithilfe von Routenplanern miteinander verbunden und die empfohlene Strecke mit den Angaben im Fahrtenbuch verglichen. Abweichungen von 5 Prozent gelten noch als unkritisch. Wer jedoch regelmäßig 10 oder mehr Prozent darüber liegt, muss mit Rückfragen rechnen.

Tipp: Wer einen Umweg fährt, zum Beispiel wegen eines Staus auf der Autobahn, sollte das im Fahrtenbuch vermerken.

Fallen bei der Prüfung des Fahrtenbuchs häufige und deutliche Kilometerabweichungen von der empfohlenen Strecke auf, so hat das Folgen: Geringe Abweichungen werden nur indirekt über die Anwendung der 1-Prozent-Regelung und eine Nachzahlung „bestraft“. Wer jedoch systematisch und wiederholt im Fahrtenbuch Privatfahrten unterschlägt, Kilometer anpasst oder Angaben ändert, muss auch mit rechtlichen Konsequenzen rechnen. Kann Vorsatz nachgewiesen werden, steht eine Steuerhinterziehung im Raum.

Einfach vergessen – wer sein Fahrtenbuch gar nicht führt

Kurz gesagt – derjenige hat beim Abrechnen Pech gehabt. Allerdings gilt das nur dann, wenn er das Fahrtenbuch für den Dienstwagen mit dem Ziel der Berechnung des geldwerten Vorteils führt. Wer das Buch aufgrund vorheriger Verkehrsvergehen führen muss, sollte diese Auflage ernstnehmen. Wird das Fahrtenbuch vergessen, drohen Punkte in Flensburg, eine Geldstrafe und – bei Wiederholung – ein Fahrverbot.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.