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Häufige Fehler beim Fahrtenbuch – teure Nachzahlungen drohen!3 min Lesezeit

Mit dem Fahrtenbuch lässt sich die private Nutzung von Firmenwägen punktgenau und auf Basis der tatsächlichen Kosten abrechnen. Vor allem für Arbeitnehmer, die wenig privat fahren oder einen weiten Weg zur Arbeit haben, lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuchs. Das gilt aber nur dann, wenn es rechtskonform geführt wird und alle Anforderungen des Finanzamts erfüllt. Weil Fahrtenbücher häufig sehr gründlich geprüft werden, sollten Sie die folgenden Fehler unbedingt vermeiden.

19. November 2019 2 min Lesezeit

Häufige Fehler beim Fahrtenbuch – teure Nachzahlungen drohen!3 min Lesezeit

Fehler #1: Nicht alle Mindestangaben enthalten

Die Basis eines rechtskonformen Fahrtenbuchs ist die Vollständigkeit. Die Mindestangaben sind festgelegt und umfassen für betriebliche Fahrten:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
  • Reiseziel und ggf. Route
  • Reisezweck oder Name des Kunden bzw. Geschäftspartners

Bei privaten Fahrten, der Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie bei Familienheimfahrten reicht ein entsprechender Vermerk und die Angaben mit Datum und Kilometerständen.

Tipp: Es ist empfehlenswert, Fahrtenbücher regelmäßig intern zu prüfen. Das 4-Augen-Prinzip stellt sicher, dass die Bücher immer vollständig und auf aktuellem Stand sind. Außerdem fallen so Eintragungsfehler schneller auf und können zeitnah korrigiert und unterzeichnet werden.

Fehler #2: Lücken oder Zeitsprünge im Fahrtenbuch

Ein weiterer, ganz wichtiger Punkt, der mit der Vollständigkeit eng verknüpft ist, ist die fortlaufende, lückenlose Aufzeichnung. Zwischen den einzelnen Einträgen dürfen keine Lücken bei den Kilometerständen „übrig“ bleiben.

Tipp: Bei längeren zeitlichen Lücken, in welchen das Fahrzeug geparkt war, empfiehlt sich ein entsprechender Eintrag, um Rückfragen zu vermeiden.

Die „geschlossene Form“, wie sie für Fahrtenbücher gefordert wird, macht es auch erforderlich, dass sich die Seiten des Fahrtenbuches nicht herausnehmen oder austauschen lassen. Ringbücher oder ähnliche Formate sind nicht zugelassen.

Fehler #3: Nachträglich erstellte Einträge

Bei einem Punkt sind sich die Gerichte und Finanzämter bis heute uneinig: Darf ein Fahrtenbuch nachträglich erstellt werden? Ein Beispiel:

Ralf H. ist Immobilienmakler und nutzt sein Firmenfahrzeug überwiegend geschäftlich. Er führt einen Ringordner, in den er alle Fahrten einträgt. Am Jahresende erfährt er von seinem Steuerberater, dass er ein echtes „Buch“ führen muss und trägt alle Einträge um.

Es ist in jedem Fall empfehlenswert, dieses „Nachtragen“ bei der Abgabe des Fahrtenbuchs dem Finanzamt mitzuteilen. Passiert das nicht, kann es unangenehme Folgen haben: In der Vergangenheit gab es schon Fälle, in denen Steuerpflichtige der versuchten Steuerhinterziehung bezichtigt wurden, weil sie versucht hätten, mit einem nachgetragenen Buch zu betrügen.

Die Gerichte sehen das weniger kritisch: Werden regelmäßige Notizen gemacht und diese dann „ins Reine“ übertragen ohne Änderungen vorzunehmen, sei die Forderung nach „zeitnah“ erfüllt.

Tipp: Wer sich Ärger ersparen will, führt das Buch gleich und sofort. Lieber mal eine Änderung durchführen und sauber dokumentieren als zum Schluss viel Geld nachzahlen.

Fehler #4: Nicht dokumentierte Umwege

Im Rahmen der Prüfung eines Fahrtenbuches überprüft das Finanzamt häufig auch die Kilometerangaben zwischen Start- und Zielpunkt. Sind hierbei größere Abweichungen zu verzeichnen, kommt es regelmäßig zu Rückfragen. Grundsätzlich ist der Fahrzeugführer nicht gezwungen, die kürzeste Strecke zu fahren. Bei Abweichungen von über 5 Prozent von der von einem Routenplaner empfohlenen Strecke, ist es jedoch empfehlenswert, den Grund des Umweges zu dokumentieren. Das gilt zum Beispiel auch bei Umwegen wegen Stau auf der Autobahn, der dringenden Suche nach einer Tankstelle oder ähnlichen Gründen.

Fehler #5: Nicht dokumentenechte Aufzeichnungen

Wer arbeitet, macht Fehler – das gilt auch für die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch. Änderungen müssen klar ersichtlich und dokumentenecht durchgeführt werden. Dazu wird der alte Eintrag so durchgestrichen, dass er weiterhin lesbar bleibt. Dann folgen der neue Eintrag, das Datum und die Unterschrift. Alle Einträge müssen mit Kugelschreiber erfolgen. Bleistifte oder Füller sind nicht geeignet.

Spannend wird die Frage nach der Rechtskonformität auch bei elektronischen Fahrtenbüchern. Diese erfreuen sich heute immer größer werdender Beliebtheit. Auch für die elektronische Aufzeichnung gilt: Änderungen dürfen entweder nicht möglich sein oder müssen klar nachvollziehbar sein, einschließlich des alten Eintrags und der ändernden Person.

Tipp: Bei der Auswahl der richtigen Fahrtenbuch-App oder -Software helfen Vermerke wie „Finanzamtskonform“ oder „Rechtssicherer Modus für das Finanzamt“.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.