Geschäftswagen

Kleinere Mängel im Fahrtenbuch: Wann wird es nichtig?2 min Lesezeit

An die Führung eines Fahrtenbuchs werden hohe Anforderungen gestellt. Die Gefahr, etwas zu vergessen oder unvollständig auszuführen, ist groß. Dennoch stellt das Fahrtenbuch für alle, die wenig bis kaum privat fahren oder ein Fahrzeug mit sehr hohem Bruttolistenpreis nutzen, eine günstige Alternative zur 1-Prozent-Regelung dar – zumindest, solange es vom Finanzamt anerkannt wird. Welche Mängel führen zur Aberkennung?

19. November 2019 2 min Lesezeit

Kleinere Mängel im Fahrtenbuch: Wann wird es nichtig?2 min Lesezeit

Mindestangaben für berufliche Fahrten

Ein wesentliches Element ist die detaillierte Aufzeichnung beruflicher Fahrten. Nicht nur das Datum, das Reiseziel mit genauer Adresse und der Name des Kunden oder Geschäftspartners sowie der Zweck des Besuchs sind zu erfassen, sondern auch die Kilometerstände zu Anfang und Ende der Fahrt. War auf der Strecke in Umweg von mehr als 5 Prozent der Gesamtstrecke notwendig, sollte auch dafür ein Grund vermerkt werden.

Fortlaufend und zeitnah

Darüber hinaus muss das Fahrtenbuch fortlaufend geführt werden und nachvollziehbare Kilometerstände aufweisen. Kommt es zu Fehlständen oder passen die Angaben nicht zu den in den Betriebsausgaben aufgeführten Werkstattrechnungen, wird es eng mit dem Fahrtenbuch.

Achtung: Viele Finanzämter lehnen schon bei kleinsten Mängeln oder Unvollständigkeit die Anerkennung des Fahrtenbuchs ab und berechnen den geldwerten Vorteil dann mithilfe der 1-Prozent-Regelung. Nachzahlungen sind die Folge.

Das Finanzgericht in Köln beschäftigte sich vor rund zehn Jahren mit der Frage, ob jeder kleinste Mangel zur Aberkennung führen darf oder nicht (Az. 10 K 4600/04, 27.04.2006). Weitere Gerichte bis hin zum Bundesfinanzhof nahmen sich der gleichen Frage an. Im besagten Kölner Fall hatte ein Steuerpflichtiger geklagt, weil sein Fahrtenbuchs wegen genau eines fehlenden Eintrags abgelehnt worden war. Und er bekam Recht: Bei einem einzigen Fehler sei das Fahrtenbuch nicht abzulehnen. Es müssten mehrere ins Gewicht fallende Mängel vorliegen.

Harte Regeln – viele Fahrtenbücher werden abgelehnt

Anders sieht es aus, wenn sich kleine Fehler durch das gesamte Fahrtenbuch ziehen. Bei besagter Klage passten in einem anderen Jahr die Kilometerangaben nicht zum Kilometerstand auf den Werkstattrechnungen. Kann dafür keine nachvollziehbare Erklärung gegeben werden, ist die Ablehnung des Fahrtenbuchs und die Nutzung der 1-Prozent-Regelung rechtens. Was dabei auch klargestellt wurde: Wird das Fahrtenbuch wegen eines fehlerhaften Monats abgelehnt, so gilt die 1-Prozent-Regelung für das gesamte Jahr. Eine monatsweise Nachberechnung ist nicht möglich.

Merke: Das Fahrtenbuch kann eine kostengünstige Lösung sein – wenn es perfekt geführt ist. Schon kleine Fehler können, wenn sie gehäuft auftreten, zu einer Ablehnung führen. Steuerexperten empfehlen deshalb, für solche Fälle Rücklagen zu bilden, um bei Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs die Nachzahlungen begleichen zu können. Bei kleinen Mängeln kann aber ein Widerspruch oder gar die Klage lohnen.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.