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Kombiniertes Fahrtenbuch: Handschriftliche Einträge elektronisch ergänzen2 min Lesezeit

Immer mehr Informationen lassen sich heute mithilfe der Smartphones, Tablets und Laptops sammeln, verarbeiten und speichern. Kein Wunder, dass auch das Fahrtenbuch in der elektronischen Welt Beachtung findet. Wer keine „Finanzamts-konforme“ Software oder App nutzt, kann sich schnell hohen Nachzahlungen gegenübersehen. Nicht immer zu Recht, urteilte das Finanzgericht Berlin-Brandenburg.

19. November 2019 2 min Lesezeit

Kombiniertes Fahrtenbuch: Handschriftliche Einträge elektronisch ergänzen2 min Lesezeit

Arbeitserleichterung beim Fahrtenbuch

So viel Geld sich mit einem Fahrtenbuch auch sparen lässt – der Aufwand ist enorm. Jede betriebliche Fahrt ist im Detail zu notieren, vom Kilometerstand über Datum, Zieladresse und Kundenname bis hin zum Grund des Besuchs. Da ist es nicht überraschend, dass so mancher Dienstwagennutzer Möglichkeiten sucht, sich die Arbeit zu erleichtern. Statt alles handschriftlich in ein echtes Buch einzutragen, werden die Informationen in einer Tabelle festgehalten.

Tipp: Excel- oder Word-Tabellen sind nicht für die Führung eines Fahrtenbuchs geeignet. Sie werden nicht anerkannt, weil sie nicht-nachvollziehbare Änderungen erlauben. Nur bestimmte Apps oder Programme mit dem Zusatz „Finanzamtsgeeignet“ oder „mit Finanzamts-Modus“ können genutzt werden. Sie erlauben keine Änderungen oder zeichnen diese auf.

Wie aber sieht es aus, wenn die Listen die Informationen im eigentlichen Fahrtenbuch ergänzen? Für bestimmte Berufsgruppen gibt es diese Möglichkeit der Erleichterung ganz offiziell.

Teils handschriftlich, teils elektronisch

Vor dem Finanzgericht Berlin-Brandenburg wurde ein Fall verhandelt, der sich mit solchen elektronischen Ergänzungen befasste. Der spätere Kläger hatte ein handschriftliches Fahrtenbuch geführt – vollständig, fortlaufend und zeitnah. Allerdings hatte er sich mithilfe von Stichpunkten sehr kurz gefasst und bei den Kundendaten auf eine elektronische Liste verwiesen. Diese legte er zum Schluss dem Fahrtenbuch bei. Sein Finanzamt lehnte das Fahrtenbuch ab und wandte die 1-Prozent-Regelung an. Der Steuerpflichtige klagte – und gewann.

Weil das Fahrtenbuch vollständig, lückenlos und handschriftlich geführt sei, seien spätere Manipulationen ausgeschlossen. Jede betriebliche Fahrt sei nachvollziehbar, wobei bei der Prüfung der Details die Liste hilfreich war. Das sei absolut ausreichend, um den Umfang der privaten Fahrten zu prüfen, urteilten die Richter (Az. 12 K 1204/09, 14.04.2010).

Merke: Die für bestimmte Berufsgruppe gesetzlich festgelegten Erleichterungen beim Führen eines Fahrtenbuchs, sind nicht auf diese Berufe begrenzt. Wenn die betrieblichen Fahrten lückenlos, fortlaufend und nachvollziehbar durch eine Kombination aus handschriftlichem Fahrtenbuch und elektronischen Aufzeichnungen nachgewiesen werden können, darf das Fahrtenbuch nicht abgelehnt werden.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.