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Privatanteil abrechnen: 1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch beim Firmenleasing4 min Lesezeit

Wer ein Leasingfahrzeug der Firma privat fährt, hat einen steuerlichen Vorteil. Um diesen abzugelten, muss er in Zahlen gefasst werden. Die dafür anwendbaren Methoden sind die gleichen wie bei gekauften Firmenfahrzeugen: die 1-Prozent-Regelung und das Fahrtenbuch. Letzteres kann bei Firmenleasing aber von großem Vorteil sein. Denn auch die Kosten müssen unter Umständen zwischen privater und betrieblicher Nutzung aufgeteilt werden.

19. November 2019 3 min Lesezeit

Privatanteil abrechnen: 1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch beim Firmenleasing4 min Lesezeit

Leasingkosten sind Betriebsausgaben – oder?

Beim Leasing entstehen sowohl einmalige als auch laufende Kosten. Dazu gehören neben den Raten auch Kosten für Wartung und Instandhaltung, Versicherungen und natürlich Spritkosten. Auch Sonderzahlungen können notwendig sein. All diese Kosten sind grundsätzlich Betriebsausgaben. Zumindest dann, wenn das Fahrzeug zu mehr als 90 Prozent betrieblich genutzt wird. In diesem Fall beträgt der Anteil in den Betriebskosten 100 Prozent. Für Firmenwagen, die zur Überlassung an Mitarbeiter geleast werden, gilt das auch dann, wenn der Mitarbeiter sie zu mehr als 10 Prozent privat nutzt.

Nutzt man das Fahrzeug nur zu 50 bis 90 Prozent betrieblich, so muss ein Teil der Kosten privat getragen werden. Die Berechnung erfolgt über den per Fahrtenbuch aufgezeichneten Anteil der Privatfahrten oder über die 1-Prozent-Regelung. Diese ist nur bei Firmenfahrzeugen anwendbar, die zu 50 Prozent und mehr betrieblich genutzt werden. Der Privatanteil hebt die Betriebseinnahmen und gleicht so die Gewinnermittlung um den privat erlangten Vorteil aus.

Achtung: Eine Sonderstellung nimmt auch die Strecke zwischen der Wohnung und der ersten Arbeitsstätte ein. Die Kosten für diese Fahrten gelten nicht als betrieblich bedingt. Sie müssen je nach Berechnungsmethode gesondert aufgenommen und abgerechnet werden.

Abrechnung per Fahrtenbuch-Methode

Es gelten die Grundsätze der Fahrtenbuch-Führung in allen Details. Das bedeutet, dass jede betriebliche Fahrt mit Datum, Kilometerständen, Ort, Kundenname und Besuchsgrund aufgeführt sein muss. Diese Aufzeichnung ist die Grundlage zur Berechnung des Privatanteils.

Olivia Z. ist Tortenbäckerin für spezielle Anlässe wie Geburtstage und Hochzeiten und arbeitet von zuhause aus. Sie fährt einen kleinen Kombi, welchen sie geleast hat. Das Fahrzeug hat einen Listenpreis von 25.000 Euro. Die Sonderzahlung bei Übernahme betrug 2.500 Euro, die Raten liegen bei 200 Euro und die weiteren Kosten ergeben insgesamt 3.000 Euro. Daraus ergeben sich im ersten Jahr Gesamtkosten von 7.900 Euro. Später liegen die Kosten bei 5.400 Euro im Jahr.

Für die Fahrtenbuchmethode entscheidend ist der Anteil der privaten Kilometer:

Im ersten Geschäftsjahr fährt Olivia insgesamt 15.000 Kilometer. Sie ist viel unterwegs für Auslieferungen und zu Kunden. Privat fährt sie nur 1.200 Kilometer mit dem Fahrzeug.

Damit liegt der Anteil unter 10 Prozent. Die kompletten Kosten gehen in die Betriebsausgaben ein. Eine steuerliche Korrektur ist nicht notwendig.

Am Ende des zweiten Jahres stellt Olivia eine Mitarbeiterin ein, welche die Auslieferung übernimmt. Sie fährt zwar wiederum 15.000 km, davon aber 3.000 km privat. Damit sind 20 Prozent der 5.400 Euro Gesamtkosten, sprich 1.080 Euro privat verursacht. Insgesamt 80 Prozent dieser Summe müssen nun noch mit der Umsatzsteuer versteuert werden: 164,16 Euro. Damit ergibt sich ein privater Nutzungsanteil von 1.244,16 Euro.

Die berechnete Summe wird in der EÜR als Betriebseinnahme aufgeführt. Je höher der Anteil privater Fahrten ist, desto höher sind auch die Kosten:

Olivia schränkt ihre Fahrten für die Firma weiter ein. Das geleaste Fahrzeug nutzt sie weiterhin, aber nun zu 50 Prozent privat. Damit muss sie 2.700 + 410,40 Euro gutschreiben, sprich insgesamt 3.110,40 Euro.

Nicht zu unterschätzen ist dabei der Aufwand bei der Führung des Fahrtenbuchs. Fährt man sehr wenig privat, ist der Aufwand zwar am größten, allerdings wirkt sich die Fahrtenbuchmethode dann auch am stärksten aus.

Bequem und einfach: Die 1-Prozent-Regelung

Den Aufwand des Fahrtenbuchs spart man sich mit der Nutzung der Pauschalwertmethode. Dabei wird die private Nutzung pauschaliert abgerechnet: 1 Prozent des Bruttolistenpreises wird pro Monat angesetzt. Dazu kommen noch Beträge für die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Bernadette L. ist mobile Frisörin und hat sich gleich am Anfang gegen ein Fahrtenbuch entschieden. Sie nutzt den gleichen Leasingvertrag wie Olivia Z. Im ersten Jahr fährt auch sie nur 1.200 km der Jahresgesamtleistung von 15.000 km privat. Später steigt der Anteil auf 20 und dann auf 50 Prozent.

Gemäß der 1-Prozent-Regelung hat sie einen Privatanteil von 250 Euro pro Monat zu verbuchen. Das sind pro Jahr 3.000 Euro zuzüglich der Mehrwertsteuer auf 80 Prozent des Wertes (456 Euro): 3.456 Euro. Der Vergleich mit den oben errechneten Werten zeigt, dass sich die 1-Prozent-Regelung erst lohnt, wenn die Leasingnehmerin mehr als 50 Prozent privat fährt. Damit wäre sie dann aber gar nicht mehr berechtigt, die 1-Prozent-Regelung anzuwenden. Es kommt in diesem Fall günstiger, das Fahrzeug dem Privatvermögen zuzuordnen und dafür eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro betrieblich gefahrenem Kilometer in die Betriebsausgaben aufzunehmen.

Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung – was ist günstiger?

Wie die Beispiele zeigen, lässt sich nicht allgemein festlegen, welche Methode besser geeignet ist. Wer wenig Zeit hat, nimmt eventuell gerne höhere Kosten in Kauf, um sich den Aufwand eines Fahrtenbuchs zu sparen. Grundsätzlich gilt: Je niedriger der Bruttolistenpreis und der Privatanteil sind, desto empfehlenswerter ist die Fahrtenbuchmethode. Das gilt insbesondere dann, wenn Sie zwischen Wohnung und der ersten Betriebsstätte pendeln müssen. Diese Fahrten erhöhen den Privatanteil zusätzlich.

Merke: Für die meisten Leasingnehmer lohnt das Führen eines Fahrtenbuchs, wenn sie ihr Fahrzeug überwiegend betrieblich nutzen. Wer überwiegend privat fährt, kommt mit einem gekauften Fahrzeug im Privatvermögen und der Abrechnung der Kilometer meist deutlich besser weg.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.