Geschäftswagen

Wenn Fehler zu Nachzahlungen führen: Häufige Stolperfallen beim Firmenwagen4 min Lesezeit

Beim Thema Firmenwagen schauen Finanzämter ganz genau hin. Die Berechnungen sind komplex und der Anreiz, den einen oder anderen privaten Kilometer in den Geschäftsbüchern zu verbergen durchaus gegeben. Wer ein böses Erwachen und Nachzahlungen vermeiden möchte, sollte von Anfang an genau hinschauen. Die meisten Stolperfallen entstehen durch Irrtümer oder unzureichende Dokumentation.

19. November 2019 3 min Lesezeit

Wenn Fehler zu Nachzahlungen führen: Häufige Stolperfallen beim Firmenwagen4 min Lesezeit

Ausschließliche betriebliche Nutzung

Wird ein Fahrzeug wirklich nur geschäftlich genutzt, so erspart das ein großes Maß an Dokumentation und Buchhaltung. Allerdings gehen die Finanzämter (und Gerichte) davon aus, dass vorhandene Fahrzeuge immer auch privat genutzt werden. Ist das nicht der Fall, muss der Geschäftsinhaber oder Fahrzeugbesitzer das nachweisen. Die Beweislast liegt beim Steuerpflichtigen, nicht beim Finanzamt!

Solche Nachweise können sein:

  • Das Fahrzeug parkt immer in der Firma und der Schlüssel ist dort hinterlegt.
  • Die Fahrzeugnutzer haben private Fahrzeuge.
  • Ein Fahrtenbuch belegt alle Fahrten.

Tatsächlich kann das Führen eines Fahrtenbuchs die zuverlässigste Nachweisform sein. Sie bringt allerdings einen gewissen Aufwand mit sich.

Mehr oder weniger als 50 Prozent: Firmenwagen bei Selbständigen und Freiberuflern

Wer im selbständigen Nebenjob oder hauptberuflich viel unterwegs ist, das Fahrzeug aber auch privat nutzt, muss genau abwägen, zu wie viel Prozent das Fahrzeug geschäftlich genutzt wird. Ist es zu mehr als 50 Prozent der Kilometer geschäftlich unterwegs, zählt der Wagen zum Betriebsvermögen. Sind es zwischen 10 und 50 Prozent, besteht die Möglichkeit, es willkürlich dem Betriebsvermögen zuzuordnen.

Achtung: Nur, wer das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich nutzt, darf die 1-Prozent-Regelung für die Abrechnung der privaten Fahrten anwenden.

Für Berufe mit starker Reisetätigkeit wie Vertreter, Taxifahrer, Landtierärzte oder Handwerker wird die mehr als 50-prozentige betriebliche Nutzung ohne Nachweis akzeptiert. Alle anderen müssen den Anteil nachweisen, indem sie für mindestens drei Monate ihre Fahrten formlos aufzeichnen:

  • Anlass der Fahrt
  • zurückgelegte Strecke
  • Kilometerstände

Dies entfällt, wenn schon die Fahrten zwischen Betriebsstätte und Familienheimfahrten mehr als 50 Prozent der Jahreskilometerleistung ausmachen.

Auf der anderen Seite gibt es Einschränkungen, wenn ein Steuerpflichtiger mehrere Fahrzeuge besitzt. In diesem Fall wird auch bei „Vielfahrer-Berufen“ nur für das Fahrzeug mit höchster Jahreskilometerleistung die Zuordnung zum Betriebsvermögen hingenommen. Für alle weiteren Fahrzeuge ist der Nachweis zu erbringen.

Der Weg zur Arbeit: Versteuerung der Fahrten

Ein weiterer, häufig gemachter Fehler ist die fehlende oder falsche Versteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz. Die Fahrten sind durch die 1-Prozent-Regelung nicht abgegolten, sondern müssen zusätzlich versteuert werden. Es gibt drei unterschiedliche Varianten:

  • Versteuerung mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer
  • Versteuerung mit 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und Arbeitstag (tageweise Versteuerung)
  • pauschaler Abzug von 15 Prozent

Welche Variante geeignet ist, hängt von den Umständen ab. Vor allem die Entfernung, aber auch der Bruttolistenpreis und die Bürotage pro Woche gehen in diese Betrachtung ein.

Falsche Berechnung des Bruttolistenpreises

Entscheidend für die Höhe des zu versteuernden Gehaltsvorteils ist der inländische Bruttolistenpreis. Darunter verstehen die Finanzämter die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zuzüglich Mehrwertsteuer für das gekaufte Modell zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeugs, abgerundet auf 100 Euro. Alle fest im Fahrzeug verbauten Extras und Sonderausstattungen zählen zum Listenpreis. Leicht austauschbares Zubehör wie ein zweiter Reifensatz gehen dagegen nicht in den Listenpreis ein. Ebenso gehen fest verbaute Extras nicht ein, wenn sie für die betriebliche Nutzung unverzichtbar sind, wie der zweite Pedalsatz im Fahrschulauto.

Tipp: Auch beim Kauf gebrauchter Fahrzeuge und Jahreswagen gilt für die Berechnung der Abzüge nach der 1-Prozent-Regelung der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs. Bei reimportierten oder im Ausland gekauften Fahrzeugen ist ebenfalls der inländische Bruttolistenpreis anzusetzen.

Verfügt ein importiertes Fahrzeug über eine höherwertige Sonderausstattung, die so im inländischen Listenpreis nicht aufgeführt ist, so ist eine angemessene Summe gemäß der Preisfindung im Ausland zu addieren. Bei einer Minderausstattung darf der Bruttolistenpreis reduziert werden.

Unvollständige Angaben im Fahrtenbuch

In den Lohnsteuerrichtlinien finden sich Mindestangaben, welche im Fahrtenbuch vermerkt werden müssen. Das wird vom Finanzamt oft sehr genau kontrolliert. Nicht nachvollziehbare Abweichungen, fehlende Kilometer oder Änderungen können zu Nachzahlungen führen, weil dann immer die 1-Prozent-Regelung zur Anwendung kommt. Wer also, um Steuern und Abgaben zu sparen, ein Fahrtenbuch führt und dabei nicht genügend Sorgfalt walten lässt, hat unter Umständen ganz umsonst den Aufwand getrieben. Tipp: Elektronische Fahrtenbücher fragen automatisch alle wichtigen Punkte ab oder zeichnen sie, wenn möglich, selbst auf. Vom Finanzamt werden sie aber nur anerkannt, wenn spätere Änderungen nicht möglich oder zumindest engmaschig nachvollziehbar sind.

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.