Gewerbeanmeldung

Nach der Gewerbeanmeldung: Formalitäten und Pflichten für den Gewerbetreibenden6 min Lesezeit

Nach der Gewerbeanmeldung gehen die Formalitäten für den Gewerbetreibenden weiter. Auf Existenzgründer, die ein Gewerbe angemeldet haben, kommen einige Pflichten zu. Sie müssen nach der Gewerbeanmeldung insbesondere diese Punkte beachten:

7. Mai 2019 4 min Lesezeit

Nach der Gewerbeanmeldung: Formalitäten und Pflichten für den Gewerbetreibenden6 min Lesezeit

Pflicht #1. Betriebsnummer beantragen

Gewerbetreibende, die Mitarbeiter einstellen, beantragen eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit. Dies gilt auch für Selbstständige, die Minijobber und Azubis beschäftigen.

Tipp: Betroffene erhalten die achtstellige Betriebsnummer beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Sie beantragen die Nummer per Telefon, schriftlich, via E-Mail oder Fax.

Pflicht #2. Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anmelden

Gewerbetreibende benötigen die Betriebsnummer für die Anmeldung der Mitarbeiter bei der Sozialversicherung. Über diese Nummer erfolgt die

  • Abrechnung der Beiträge zur Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
  • Erteilung von betriebsbezogenen Arbeitsgenehmigungen
  • Abwicklung von Unfallanzeigen über die Berufsgenossenschaft

Wer in seinem Gewerbebetrieb sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter beschäftigt, muss dieselben bei der Krankenkasse anmelden. Gewerbetreibende sollten hierfür die Sozialversicherungsausweise der Beschäftigten nutzen.

Tipp: Existenzgründer und andere Arbeitgeber können sich über einen Beratungsservice der Krankenkassen über die Sozialversicherungspflichten informieren.

Pflicht #3. Buchführung in Abhängigkeit von der Rechtsform

Gewerbetreibende müssen die Regeln für Buchführung und Gewinnermittlung berücksichtigen. Welche Vorgaben hier einzuhalten sind, hängt von der Wahl der Rechtsform ab.

Doppelte Buchführung: Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Gewerbetreibende, die eine dieser Voraussetzungen erfüllen, müssen die doppelte Buchführung mit Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung anwenden. Dies trifft auf diese Unternehmen und Einzelunternehmer zu:

  • Betriebe, die im Handelsregister eingetragen sind: zum Beispiel GmbH, OHG und KG
  • Eingetragene Kaufleute (e.K.), die Umsatzerlöse von mehr als 600.000 Euro oder einen Gewinn von mehr als 60.000 Euro erzielen
  • Nicht im Handelsregister eingetragene Betriebe: Einzelunternehmen und GbR, die Umsätze von über 600.000 Euro und einen Gewinn von mehr als 60.000 Euro pro Jahr erwirtschaften

Die Verpflichtung zur doppelten Buchführung betrifft insbesondere Kapitalgesellschaften (GmbH und AG) sowie Unternehmen, die als selbstständiges Handelsgewerbe geführt werden. Nicht-Kaufleute müssen eine doppelte Buchführung erstellen, wenn sie die angeführten Grenzwerte überschreiten. Lassen sich Gewerbetreibende, die keine Kaufleute sind, freiwillig ins Handelsregister eintragen, unterliegen sie ebenfalls der Pflicht, eine doppelte Buchführung vorzunehmen.

Einfache Buchführung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Gewerbetreibende, für die diese Verpflichtung nicht gilt, erfassen ihre gewerblichen Geschäfte in einer vereinfachten Buchführung. Dies betrifft Kleingewerbetreibende, die keine Kaufleute sind, keinen Eintrag im Handelsregister haben und die Grenzwerte für Umsätze und Gewinn nicht überschreiten. Sie ermitteln den Gewinn aus dem Gewerbebetrieb mit einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Pflicht #4. Rechnungen schreiben

Gewerbetreibende müssen den jeweiligen Empfängern für die verkauften Waren und erbrachten Dienstleistungen Rechnungen stellen.

Checkliste Pflichtbestandteile einer Rechnung

Sie schreiben Rechnungen, die die Pflichtangaben nach § 14 UStG berücksichtigen:

  • Gewerbebetrieb als Rechnungssteller mit Anschrift des Unternehmens
  • Kunde, an den die Rechnung ergeht: Name und Adresse
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Lieferungen ins EU-Ausland)
  • Bezeichnung als „Rechnung“
  • Datum, das den Zeitpunkt der Rechnungsstellung angibt
  • Rechnungsnummer: jede Rechnung erhält eine eindeutige Rechnungsnummer (idealerweise fortlaufend), die eine Zuordnung ermöglicht
  • Datum der Leistungserbringung
  • Ware oder Dienstleistung, auf die sich die Rechnung bezieht

Merke: Die Leistungen sind mit Menge, Einzelpreis und Umsatzsteuersatz (als Mehrwertsteuer) für die jeweilige Rechnungsposition anzugeben.

Anschließend folgen diese Rechnungsangaben:

  • Nettorechnungssumme
  • Summe der Mehrwertsteuer, aufgegliedert nach Umsatzsteuerbeträgen (zum Beispiel: 19 Prozent, 7 Prozent)
  • Zahlbetrag, den der Kunde zu entrichten hat: Nettorechnungssumme plus Mehrwertsteuer (= Bruttobetrag)
  • Zahlungsfrist: Bis wann muss der Kunde den Rechnungsbetrag begleichen? Falls ein Skonto gewährt wird, sollte hier auch eine Skontofrist angegeben werden.

Achtung: Gewerbetreibende, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, dürfen in der Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen.

Tipp: Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro, muss der Rechnungssteller nur den Steuersatz und den Bruttobetrag angeben. Der Steuerbetrag, das Nettoentgelt und die Steuernummer sind nicht verpflichtend.

Als freiwillige Rechnungsangaben führen Gewerbetreibende die Bankverbindung an, damit der Kunde die Zahlung veranlassen kann. Im Fußbereich einer Rechnung folgen die Kontaktdaten des Gewerbebetriebes wie Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse. Um sich die Erstellung von Rechnungen zu erleichtern, können Betroffene Rechnungsvorlagen und eine Rechnungssoftware verwenden.

Pflicht #5. Umsatzsteuer berücksichtigen

Die meisten Gewerbetreibenden müssen Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Sie weisen die Umsatzsteuer auf den Rechnungen an die Kunden aus. Wer für sein Gewerbe die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG beansprucht, muss keine Umsatzsteuer entrichten.

Jene Gewerbetreibenden, die für ihre Waren oder Leistungen eine Umsatzsteuer erheben und abführen müssen, berücksichtigen den geltenden Umsatzsteuersatz nach § 19 UStG:

  • Im Regelfall greift der deutsche Regelsteuersatz von 19 Prozent, der auf den Nettobetrag zu berechnen ist.
  • Für einige Waren oder Dienstleistungen gilt ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von 7 Prozent: zum Beispiel auf Lebensmittel, Bücher, Kunstwerke und spezielle Dienstleistungen wie Eintrittskarten für Konzerte, Museen und Kinos.

Pflicht #6. Umsatzsteuer und Vorsteuer gegeneinander aufrechnen: Zahllast berechnen

Die Betroffenen können die Umsatzsteuerbeträge, die ihnen andere Unternehmen verrechnen, als Vorsteuer berücksichtigen und von der Umsatzsteuerschuld abziehen. Dies gilt dann, wenn ein Vorsteuerabzug möglich ist.

Gewerbetreibende müssen den Umsatzsteuerbetrag, den sie an das Finanzamt entrichten, selbst ermitteln, indem sie die Umsatzsteuer aus den Umsätzen und die Vorsteuer aus dem Wareneingang gegeneinander aufrechnen. Dies verdeutlicht dieses Beispiel:

BetragUmsatzsteuer
Umsätze100.000 Euro19.000 Euro
Wareneingänge75.000 Euro14.250 Euro
Zahllast4.750 Euro

Im Beispielfall ergibt sich für den Gewerbetreibenden eine Umsatzsteuer-Zahllast von 4.750 Euro, die er an das Finanzamt leisten muss. Letztere ergibt sich aus der Differenz zwischen den Umsatzsteuerbeträgen, die das Unternehmen seinen Kunden in Rechnung stellt, und jenen, die es selbst an andere Betriebe bezahlt hat.

Pflicht #7. USt-Voranmeldungen an das Finanzamt übermitteln und Zahlungen leisten

Unternehmer müssen dem Finanzamt in den sogenannten Umsatzsteuer-Voranmeldungen mitteilen, wie viel Umsatzsteuer auf die Umsätze angefallen ist und wie viel Vorsteuer sie selbst entrichtet haben. Diese Beträge sind regelmäßig bis zum zehnten Tag des Folgemonats auf elektronischem Weg an die Finanzbehörde weiterzugeben und zu bezahlen.

Tipp: Auf Antrag ist eine Fristverlängerung um einen Monat möglich. Dabei zahlt man sozusagen einen Monatsanteil der Vorauszahlungen zusätzlich voraus und gewinnt so mehr Zeit (Dauerfristverlängerung).

In welchem Intervall der Gewerbetreibende die Umsatzsteuer-Voranmeldungen einreichen muss, ergibt sich aus der Höhe der Steuerschuld im letzten Kalenderjahr:

  • Umsatzsteuer-Zahllast von mehr als 7.500 Euro: monatliche USt-Voranmeldungen
  • Umsatzsteuer von nicht mehr als 7.500 Euro: vierteljährliche USt-Voranmeldungen
  • Vorsteuer-Überschuss von mehr als 7.500 Euro: wahlweise vierteljährlich oder monatlich

Hat die Steuerschuld des Vorjahres nicht mehr als 1.000 Euro betragen, kann der Betroffene beim Finanzamt eine Befreiung von der Verpflichtung zur Abgabe einer USt-Voranmeldung beantragen. In diesem Fall ist nur eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung verpflichtend.

Merke: Existenzgründer müssen in den ersten zwei Jahren ihrer gewerblichen Tätigkeit monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen einreichen. Danach passt das Finanzamt das Intervall an die tatsächlichen Gegebenheiten an.

Für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen schreibt die Finanzverwaltung eine authentifizierte elektronische Übermittlung vor. Hierfür müssen sich die Betroffenen für das ELSTER-Zertifikat registrieren. Das Programm ist im Elster E-Portal kostenfrei verfügbar.

Pflicht #8. Umsatzsteuer-Jahreserklärung einreichen

Zusätzlich zu den USt-Voranmeldungen müssen Gewerbetreibende für jedes Kalenderjahr eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung beim Finanzamt einreichen (neue Abgabefrist ab 2019: 31. Juli). Sie ermitteln die Umsatzsteuer selbst. Falls sich daraus eine USt-Nachzahlung ergibt, ist dieser Betrag binnen eines Monats an das Finanzamt zu leisten. Einen vorhandenen Überschuss verrechnet das Finanzamt mit offenen Steuerbeträgen. Andernfalls wird der Betrag auf das Konto des Gewerbetreibenden ausgezahlt. Ein Bescheid trifft nur dann ein, wenn die Behörde bei der Berechnung ein anderes Ergebnis erzielt als der Gewerbetreibende.

Bildnachweis: Jacob Lund / stock.adobe.com

Freiberufler, selbstständiger Unternehmer und bereits seit über zehn Jahren erfolgreich selbstständig.